استخدام منشی(خانم)
شرح موقعیت شغلی
شرح شغل و وظایف
شرح وظایف:
شرح وظایف:
- دریافت برنامه کار از مافوق سازمانی .
- برقراری ارتباطات تلفنی داخل و خارج از شرکت با دفتر مدیرعامل .
- یادداشت پیامهای تلفنی درغیاب مدیریت و یادآوری آنها.
- ارسال و دریافت پیامها ازطریق ایمیل، فاکس و ... و ارائه آن به مدیر عامل و یا قسمت های مربوطه .
- نظارت و کنترل بر فاکس های دریافتی دفتر .
- انجام امور تایپی نامه ها ، گزارشات ، صورتجلسات و غیره مربوط به دفتر مدیریت .
- مرتب کردن نامه ها، گزارشات ، اسناد جهت ملاحظه ، مطالعه و امضاء مدیریت و اعاده آنها به واحد های مربوطه.
- ثبت مشخصات نامه های وارده و صادره مربوط به دفتر در دفتر اندیکاتور طبق روش تعیین شده.
- بایگانی کلیه نامه ها ، صورتجلسات و گزارشات مربوط به دفتر مدیر عامل طبق دستورالعمل های تعیین شده.
- تنظیم برنامه های داخلی در زمینه ارتباطات و ملاقاتهای ارباب رجوع با مدیریت و تشکیل جلسات داخلی و خارجی .
- تنظیم و تدوین برنامه های مدیریت در طول هفته بر اساس الویت های تعیین شده و انجام اصلاحات لازم در آن بر حسب نظر مدیریت.
- برنامه ریزی و تنظیم برنامه داخلی جهت ملاقات مدیران میانی و نیز مراجعین با مدیران شرکت.
- تنظیم و برنامه ریزی وقت جلسات دوره ای دفتر مدیریت با مدیران شرکت.
- هماهنگی و برقراری ارتباط با سازمانها و شرکت های دیگر جهت تنظیم وقت ملاقات مدیریت از آنها و بالعکس و تبادل اطلاعات در صورت بروز تغییرات احتمالی در برنامه ها.
- تنخواه گردانی
- هماهنگی مسافرتهای مدیران.
- پیگیری مکاتبات و دستورات محوله از جانب مدیریت به قسمت های مختلف شرکت.
- تهیه و تنظیم پیش نویس صورتجلسات مدیریت در مواقع لزوم و برحسب دستور مدیریت .
- ابلاغ کلیه دستورات ، بخشنامه ها ، مصوبات مدیریت به واحدهای شرکت.
- تهیه و تنظیم گزارشات مورد نیاز مافوق.
- رعایت کامل دستورالعملها ، بخشنامه ها وآئین نامه های اداری جاری و مصوب.
- انجام سایر امور محوله در حدود وظایف از طرف مافوق سازمانی .
شرایط احراز و شایستگی ها:
- صبر و شکیبایی در برقراری ارتباط
- کنترل خشم
- مدیریت زمان و امور
- قابلیت انجام امور همزمان
- توانایی کنترل استرس
- آشنائی کامل با گردش کار دفتر مدیریت
- تسلط بر تایپ ده انگشتی و نرم افزارهای آفیس (office)
- برخورداری از حسن خلق در برقراری ارتباط
- مهارت در تهیه و تنظیم گزارشات ، آمارها و فرمهای مورد نیاز .
مهارت‌های مورد نیاز
- پیگیری امور
- امور اداری
- Microsoft Office
- پاسخگویی به تلفن
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن