استخدام مسئول دفتر مدیریت
شرح موقعیت شغلی
شرح شغل : مسئول دفتر مدیرعامل
هدف شغل (Job Purpose)
پشتیبانی حداکثری از مدیرعامل از طریق مدیریت برنامهها، کنترل اسناد و هدایت مراودات اداری (حضوری و دیجیتال) بهگونهای که تمرکز مدیرعامل بر تصمیمگیریهای استراتژیک حفظ شود.
۱. وظایف اداری (Administrative)
- مدیریت و بهینهسازی تقویم مدیرعامل (جلسات، قرارها، اولویتبندی، ملاقات ها و کلاس ها)
- هماهنگی کامل جلسات (داخلی/خارجی): دعوت، دستور جلسه، یادآوری، لاجستیک
- مدیریت تماسها، مراجعات و دسترسیها به مدیرعامل (Gatekeeping)
- برنامهریزی و هماهنگی سفرهای کاری داخلی و خارجی
- پیگیری مصوبات جلسات تا حصول نتیجه و گزارش دهی دقیق
- هماهنگی بین واحدها برای اجرای دستورات مدیرعامل
- تهیه گزارشهای روزانه/هفتگی از وضعیت امور محوله
۲. مدیریت اسناد و مکاتبات (Documents & Correspondence)
- تنظیم و نگارش نامههای رسمی، ایمیلها و گزارشها
- ثبت، شمارهگذاری و بایگانی اسناد اداری و مالی (فیزیکی و دیجیتال)
- مدیریت دبیرخانه (ورود/خروج مکاتبات و مراجعات)
- تهیه و تدوین صورتجلسات دقیق و قابل پیگیری
- کنترل نسخه اسناد و جلوگیری از خطا یا تداخل
- دستهبندی و دسترسیپذیر کردن اطلاعات برای مدیرعامل
- حفظ کامل محرمانگی اسناد و اطلاعات
۳. مراودات اداری مبتنی بر وب (Digital / Web-based Operations)
- مدیریت ایمیل مدیرعامل (فیلتر، اولویتبندی، پاسخ اولیه)
- کار با سیستمهای اتوماسیون اداری و سازمانی (CRM پارس ویتایگر )
- ثبت و پیگیری مکاتبات در سامانههای آنلاین
- هماهنگی و مدیریت جلسات آنلاین (Teams، Meet، Zoom)
- هماهنگی و مدیریت کلاسهای کارکنان و مراجعه کنندگان
- مدیریت و سازماندهی منظم فایلها و مستندات لازم در فضای ابری و سرور سازمانی
- پیگیری امور اداری در پورتالهای رسمی (مالیاتی، ثبتی، بانکی و…)
- مدیریت ارتباطات رسمی دیجیتال (در صورت نیاز: سایت، شبکههای اجتماعی و ...)
اختیارات (Authority)
- دسترسی به برنامهها و اطلاعات کاری مدیرعامل و شرکت
- اولویتبندی و فیلتر درخواستهای ورودی اعم از مکاتباتی و حضوری
- ارتباط مستقیم با مدیران میانی برای پیگیری امور و گرفتن گزارشات لازم
- اعمال نظم و چارچوب در مکاتبات و جلسات و حضور کارکنان
- مدیریت پرسنل دفتر و زیر مجموعه
مهارتهای مورد نیاز
مهارتهای تخصصی
- تسلط به Office (بهویژه Word و Excel)،
- نگارش اداری و سازمانی
- آشنایی با اتوماسیون اداری و ابزارهای دیجیتال
- مدیریت اسناد و آرشیو
- آشنایی با مدیریت اداری و مالی
- آشنایی با فرآیندهای سازمانی
مهارتهای فردی
- دقت و جزئینگری بالا
- مدیریت زمان و چندوظیفگی
- مهارت ارتباطی قوی
- رازداری مطلق
- پیگیری و مسئولیتپذیری بالا
- هوش سازمانی و درک سلسلهمراتب
- آرامش روانی و تسلط بر ذهن و خویشتن
شاخصهای ارزیابی عملکرد (KPI)
- نظم و دقت در مدیریت برنامهها
- سرعت و کیفیت پاسخگویی به وظایف محوله
- سرعت در ارائه و جمع بندی گزارشات محوله
- درصد اجرای موفق مصوبات جلسات
- کاهش خطاها و تأخیرهای اداری
- رضایت مدیرعامل از سطح پشتیبانی
- شفافیت و دسترسیپذیری اطلاعات
- وقت شناسی و ورود و خروج به موقع
شرایط احراز (Job Requirements)
- شرکت مسئولانه در جلسه مصاحبه
- نداشتن سوء پیشینه و اعتیاد
- پاس کردن تست های لازم در بدو ورود
- حداقل مدرک: کاردانی/کارشناسی (ترجیحا مدیریت، اداری یا مرتبط)
- سابقه کار مرتبط (ترجیحاً در سطح مدیران ارشد)
- تسلط به ابزارهای دیجیتال و آنلاین
- آشنایی نسبی با زبان انگلیسی (برای مکاتبات)
- ترجیحا نزدیک بودن محل سکونت
مزیت ها :
- محیط کاری امن و خالی از حاشیه
- امنیت شغلی و اطمینان از ثبات کاری
- درک بالای مدیریت در حل مشکلات فردی
- حقوق توافقی بالا و پرداخت مسئولانه و به موقع
- یادگیری مداوم و احساس رشد و ارتقای فنی
- امکان شرکت در آموزش های مجموعه به صورت رایگان
- امکان دریافت پورسات عالی با مشارکت در فروش
- امکان دریافت وام، مساعده و کمک هزینه های متنوع
مهارتهای مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- مکاتبات اداری
- Microsoft Office
- پاسخگویی به تلفن
- هماهنگی جلسات
حداقل سابقه کار
- مهم نیست
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست