استخدام کارشناس اداری (خانم)
شرح موقعیت شغلی
ما در شرکت ساتل صنعت پویا نیاز به فردی با عنوان کارشناس اداری داریم تا با کارایی بالا در امور اداری و مهارت ارتباطی با ذی نفعان داخلی و خارج از سازمان، سازمان را برای رسیدن به اهداف همراهی نماید.
شرح وظایف :
1. پاسخگویی مناسب و مودبانه به تماس های ورودی شرکت و ارتباط دادن پس از اخذ اطلاعات لازم از فرد تماس گیرنده و ارائه توضیحات کامل به مسئولین مربوطه
2. برقراری تماس و ارتباط با کلیه نفرات بیرون از سازمان حسب نیاز و ارجاع کار توسط مدیران واحدها
3. همکاری در تنظیم زمان مصاحبه های پرسنلی و تکمیل فرم زمان بندی حضور متقاضیان استخدام
4. تهیه پیش نویس و تایپ و آماده سازی کلیه نامه های صادره اداری جهت مکاتبه با افراد حقیقی و حقوقی خارج از سازمان با موضوعات مختلف و ثبت در دفتر اندیکاتور و پیگیری ارسال و تأییدیه فکس از گیرنده نامه.
5. دریافت نامه های وارده، ثبت در دفتر اندیکاتور، تکثیر و تحویل آن به بخش های مربوطه جهت ابلاغ و اطلاع رسانی.
6. رسیدگی و پیگیری امور عمومی استخدامی پرسنل شامل تعریف در دستگاه حضور و غیاب، تعریف شیفت، کد پرسنلی و ...
7. پیگیری و مشارکت در انجام اقدامات لازم جهت ثبت آگهی و کلیه هماهنگی ها در زمان مصاحبه با افراد مدنظر جهت ارائه و تکمیل فرم پرسشنامه تقاضای شغل و هماهنگی ورود و خروج افراد جهت مصاحبه های عمومی، تخصصی و مدیریتی
8. تهیه پیش نویس قراردادها و تایپ و آماده سازی قراردادهای منعقد شده مرتبط با بخش اداری
9. کنترل ورود و خروج پرسنل و ارائه گزارش عدم رعایت مقررات ورود و خروج به مدیر مربوطه
10. محاسبه میزان مرخصی های مجاز استفاده شده و ذخیره مرخصی کارکنان
11. پاسخگویی به کارکنان در رابطه با مسائل اداری و پرسنلی در حدود اختیارات تفویض شده به صورت حضوری ، تلفنی و کتبی
12. تهیه گزارشات و آمارهای مورد نیاز در زمینه های مرتبط با شغل
13. تکثیر و توزیع فرم های مورد نیاز کلیه واحدها
14. رعایت کلیه آیین نامه ها و دستورالعمل های سازمان در موارد تعیین شده
15. کنترل روزانه و مستمر کانال های ارتباط عمومی و ایمیل Info شرکت و پاسخگویی و برقراری ارتباط در مواقع لازم
16. تحویل مدارک پرسنل جدید به تحصیلدار جهت معرفی به سازمان تأمین اجتماعی
17. تهیه و تنظیم لیست کارکرد ماهانه پرسنل براساس تایم شیت ورود و خروج دستگاه کارت ساعت.
18. پیگیری و مشارکت در انجام تشریفات و اقدامات لازم جهت کنترل بر نحوه پذیرایی میهمانان وارده به دفتر
19. انجام هماهنگی ها و پیگیری ها با تحصیلدار و پیک جهت ارسال و دریافت بسته ها و امور بیرون از شرکت
20. تنخواه گردانی و پرداخت هزینه های جاری روزانه شرکت همانند قبوض ساختمان و پیک ها و خرید های روزانه و ...
21. انجام سایر وظایف محوله ی مرتبط حسب صلاحدید مدیریت
2. برقراری تماس و ارتباط با کلیه نفرات بیرون از سازمان حسب نیاز و ارجاع کار توسط مدیران واحدها
3. همکاری در تنظیم زمان مصاحبه های پرسنلی و تکمیل فرم زمان بندی حضور متقاضیان استخدام
4. تهیه پیش نویس و تایپ و آماده سازی کلیه نامه های صادره اداری جهت مکاتبه با افراد حقیقی و حقوقی خارج از سازمان با موضوعات مختلف و ثبت در دفتر اندیکاتور و پیگیری ارسال و تأییدیه فکس از گیرنده نامه.
5. دریافت نامه های وارده، ثبت در دفتر اندیکاتور، تکثیر و تحویل آن به بخش های مربوطه جهت ابلاغ و اطلاع رسانی.
6. رسیدگی و پیگیری امور عمومی استخدامی پرسنل شامل تعریف در دستگاه حضور و غیاب، تعریف شیفت، کد پرسنلی و ...
7. پیگیری و مشارکت در انجام اقدامات لازم جهت ثبت آگهی و کلیه هماهنگی ها در زمان مصاحبه با افراد مدنظر جهت ارائه و تکمیل فرم پرسشنامه تقاضای شغل و هماهنگی ورود و خروج افراد جهت مصاحبه های عمومی، تخصصی و مدیریتی
8. تهیه پیش نویس قراردادها و تایپ و آماده سازی قراردادهای منعقد شده مرتبط با بخش اداری
9. کنترل ورود و خروج پرسنل و ارائه گزارش عدم رعایت مقررات ورود و خروج به مدیر مربوطه
10. محاسبه میزان مرخصی های مجاز استفاده شده و ذخیره مرخصی کارکنان
11. پاسخگویی به کارکنان در رابطه با مسائل اداری و پرسنلی در حدود اختیارات تفویض شده به صورت حضوری ، تلفنی و کتبی
12. تهیه گزارشات و آمارهای مورد نیاز در زمینه های مرتبط با شغل
13. تکثیر و توزیع فرم های مورد نیاز کلیه واحدها
14. رعایت کلیه آیین نامه ها و دستورالعمل های سازمان در موارد تعیین شده
15. کنترل روزانه و مستمر کانال های ارتباط عمومی و ایمیل Info شرکت و پاسخگویی و برقراری ارتباط در مواقع لازم
16. تحویل مدارک پرسنل جدید به تحصیلدار جهت معرفی به سازمان تأمین اجتماعی
17. تهیه و تنظیم لیست کارکرد ماهانه پرسنل براساس تایم شیت ورود و خروج دستگاه کارت ساعت.
18. پیگیری و مشارکت در انجام تشریفات و اقدامات لازم جهت کنترل بر نحوه پذیرایی میهمانان وارده به دفتر
19. انجام هماهنگی ها و پیگیری ها با تحصیلدار و پیک جهت ارسال و دریافت بسته ها و امور بیرون از شرکت
20. تنخواه گردانی و پرداخت هزینه های جاری روزانه شرکت همانند قبوض ساختمان و پیک ها و خرید های روزانه و ...
21. انجام سایر وظایف محوله ی مرتبط حسب صلاحدید مدیریت
سایر مسئولیت ها :
برنامه ریزی و هماهنگی برنامه های روزانه مدیریت با افراد داخلی و بیرونی شرکت و پیگیری جهت تحقق آن
هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه ریزی شده
پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه ها و مستندات مورد نیاز
انجام امور مرتبط با سرمایه های انسانی شرکت
نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
آماده کردن ارایه پاورپوینت برای مدیر عامل و مدیران مجموعه
هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه ریزی شده
پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه ها و مستندات مورد نیاز
انجام امور مرتبط با سرمایه های انسانی شرکت
نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
آماده کردن ارایه پاورپوینت برای مدیر عامل و مدیران مجموعه
مهارتها و شایستگی ها:
دارای مدرک کارشناسی
تسلط به نامه نگاری و مکاتبات اداری
آشنا با امور اداری و تشریفات
توانایی تهیه انواع گزارش های موردنیاز مدیریت
توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیران
تسلط نسبی بر امور سرمایه انسانی
توانایی مدیریت زمان و برنامهریزی
آشنایی با تحقیقات و جستجو در فضای مجازی
داشتن شرایط اضافه کاری
مهارتهای مورد نیاز
- امور اداری
- هماهنگی امور
- تهیه گزارش
- مکاتبات اداری
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
حقوق
- حقوق از ۱۳,۰۰۰,۰۰۰ تومان
جنسیت
- زن