استخدام منشی
شرح موقعیت شغلی
پاسخگویی به تلفن متقاضیان، ارسال پیام‌های تلفنی و فکس به مسئول مافوق
ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق
دریافت فکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه
برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخگویی به آن
دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان
شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره
پاسخگویی به ارباب رجوع حضوری
رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه
یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات و تماس ها به مسئول مربوطه
آماده‌سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه
ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز
آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید
تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن
ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل،پست، پیک و کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن)
نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه ، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی
کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل ،چاپ و … جهت انجام خدمات اداری
هماهنگی جهت خریدکالای اداری موردنیاز
اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- پاسخگویی به تلفن
- بایگانی
- هماهنگی جلسات
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
حقوق
- حقوق از ۴,۵۰۰,۰۰۰ تومان
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست