استخدام مسئول دفتر مدیرعامل
شرح موقعیت شغلی
شرح شغل:
- درک خط‌مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های شرکت با آن
- تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیرعامل
- تسلط به دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت شرکت
- هماهنگی برنامه‌ها و قرار ملاقات‌های مدیرعامل و پیگیری تا تحقق آن‌ها
- یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیرعامل
- هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده‌بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده
- دریافت و ارسال ایمیل‌ها و نامه و تماس‌های کاری
- تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیرعامل و اخذ تأییدیه محتوای نامه‌ها
- پیگیری چرخه حیات نامه‌های صادره و وارده تا حصول نتیجه و یا دریافت دستور توقف
- پیگیری کارهای محوله از طرف مدیریت تا حصول نتیجه
- برنامه‌ریزی و هماهنگی سفرهای مدیرعامل(نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و…)
- هماهنگی ارسال و دریافت مرسولات
- محافظت و نگهداری از اسناد و اطلاعات محرمانه
- کنترل موجودی اقلام مصرفی و ثبت درخواست خرید کالاهای مورد نیاز و ارسال آن به مدیرعامل
- پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها، پیام‌ها و فکس‌ها
- تهیه فاکتورها و نظارت بر آن‌ها
- تنظیم گزارش از فعالیت‌های مختلف سازمان
- هماهنگی برگزاری رویدادها و کنفرانس‌های شرکت
توانمندی‌ها:
- روابط‌عمومی خوب
- اعتمادبه‌نفس
- تمرکز و دقت زیاد
- مسئولیت‌پذیری و روحیه پیگیر
- توانایی مدیریت زمان و استرس
- رازداری و متعهد بودن
- توانمندی در انجام کارهای هم‌زمان
- تسلط بر نرم‌افزارهای آفیس
- تسلط بر اصول مکاتبات اداری
- آشنایی با گزارش‌نویسی
سابقه کار مرتبط: حداقل ۳-۵ سال
مهارت‌های مورد نیاز
- مکاتبات اداری
- امور دفتری
- امور اداری
- پیگیری امور
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست