استخدام مسئول دفتر مدیرعامل (خانم)
شرح موقعیت شغلی
ما در روبیکا به دنبال یک مسئول دفتر هستیم که وظایف زیر را عهده دار شود.
- ساماندهی امور اداری و دفتری اداره کل
- دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامهها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی
- تنظیم برنامههای روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدها
- تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامهها و مستندات مورد نیاز
- جمعآوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
- پاسخگویی به تلفنها و مراجعان مربوط
- اطلاعرسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیرکل در زمان مناسب و کیفیت مطلوب
- پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
- ارائه خدمات دریافت و ارسال پیامهای الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
- نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعملهای مربوطه و میزان محرمانگی آنها
- ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات تابعه
- گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی
- تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها
- آماده کردن پیشینهها و پروندههای مربوط به کمیسیونها، نشستها و سمینارها
- انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق
شرایط اختصاصی:
- کار 12 ساعته ( 7ونیم صبح تا 7ونیم بعد از ظهر )
- حضور در شرکت در روزهای تعطیل در صورت لزوم (پنج شنبه و جمعه ها با دریافت اضافه کار)
- خوش برخورد و سرعت عمل بالا
مهارتهای مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- Microsoft Office
- مکاتبات اداری
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن