استخدام مسئول دفتر (خانم)

 هماهنگی مهمان‌های خارجی و مدیریت برگزاری جلسات با ایشان دریافت دستور و برنامه کاری از مدیریت و برنامه‌ریزی و تنظیم روزانه جلسات، ملاقات‌ها و ... دریافت پیام‌ها و دستورات مدیریت و ارجاع آنان به اشخاص مربوطه دریافت و مرتب کردن نامه‌های وارده به واحد مدیریت جهت ملاحظه یا امضا مدیریت و در نهایت انجام اقدامات لازم طبق دستور مدیرعامل و ارجاع به مسئول مربوطه ارتباط با مراجعین حضوری، گرفتن پیغام آنها، ارجاع به مسئول مربوطه و در صورت لزوم تعیین وقت ملاقات و یا تنظیم جلسات با حضور مدیریت یادآوری زمان جلسات مدیریت و آماده کردن مدارک و اسناد لازم برای ارائه در جلسات تهیه و تنظیم صورت‌جلسات، پیگیری آماده‌سازی و ارسال آنها حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
 اختیارات و مسئولیت‌ها :
مدیریت زمان مدیرعامل در حوزه قرارها و فعالیت‌های کاری داخل و خارج شرکت پیگیری درخواست‌های مدیرعامل از واحدها مستندسازی و بایگانی نامه‌های صادره و وارده 
 شاخص‌های کلیدی عملکرد :
 1.مستندسازی و بایگانی نامه‌ها در زمان دریافت و ارسال (دسترسی‌پذیری در کمتر از 15 دقیقه)
 2. پاسخگویی به تماس‌های واردشده به دفتر مدیرعامل با نرخ شکایت صفر درصد
 3. پیگیری 100درصد موارد ارجاعی از طرف مدیرعامل در زمان مناسب
4. برنامه‌ریزی و تنظیم وقت مدیرعامل برای فعالیت‌های داخلی و خارج از شرکت با تداخل صفر و یادآوری مناسب

  شایستگی‌ها :
  دانش: زبان انگلیسی، اصول نگارش و مکاتبات اداری، مدیریت داخلی، اصول و فنون مذاکره
  مهارت : مستندسازی، نرم‌افزارهای کاربردی، ارتباط موثر، کار تیمی، مدیریت زمان 
  نگرش : نظم، توجه به جزییات، مسئولیت‌پذیری، منش حرفه‌ای، رازداری و امانت‌داری