استخدام منشی
شرح موقعیت شغلی
مسئولیت‌ها:
- بارگذاری مطالب جدید در وب سایت و به روز رسانی اینستاگرام
- رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
- دریافت فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه.
- ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق
- یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه
- تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید.
- تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
- ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل،پست،پیک و …)
- کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخ‌گویی به آن.
- شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره .
- نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه ، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی
- پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق .
- پاسخ‌گویی به ارباب رجوع حضوری .
- کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر
- هماهنگی جهت خریدکالای اداری موردنیاز .
- تکمیل فرم گزارش ورود و خروج ( تایم شیت)
- شناسایی تأمین‌کنندگان، مراکز حمل و نقل ،چاپ و گرفتن پیک و … جهت انجام خدمات اداری
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
- تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص یافته و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
- پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته.
- دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده.
- اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
- تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز ( کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی )
- محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه .
- هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان .
- محافظت و مراقبت از اموال مورداستفاده نظیر کامپیوتر و …
- رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
- رعایت موارد ایمنی در حین انجام فعالیت‌ها.
- انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.
مهارت‌های تخصصی
- تسلط بر نرم‌افزارهای Office
- علاقه مند به یادگیری wordpress برای بارگذاری مطالب در وب سایت. بدیهی است هزینه شرکت در دوره های آموزشی به عهده شرکت می باشد.
- آشنا به نرم افزارهای گرافیکی
- مسلط به اصول و فنون مذاکره حضوری و تلفنی
- توانایی انجام فعالیت‌های اداری
- آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
مهارت‌های عمومی
- پیگیر
- روابط عمومی خوب
- مسئولیت‌پذیری
- مدیریت استرس
- تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- Microsoft Office
- بایگانی
- هماهنگی جلسات
حداقل سابقه کار
- مهم نیست
حقوق
- حقوق حقوق پایه (وزارت کار)
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- معافیت دائم پایان خدمت