استخدام مسئول دفتر
شرح موقعیت شغلی
- اجرا و نظارت بر حسن انجام فعالیت های مرتبط با هماهنگی های دفتر مدیرعامل
- آماده سازی سوابق و پرونده های مربوط به کمیته ها و جلسات جهت اطلاع و مطالعه مدیر عامل
- دعوت به موقع از مسئولین و مدیران جهت در جلسات طبق دستور مدیر عامل و سایر مدیران ارشد
- فراهم نمودن مقدمات تشکیل جلسات مدیر عامل و تهیه پیش نویس صورتجلسات در صورت لزوم و طبق دستور مدیر عامل
- پیگیری و ابلاغ دستور مدیر عامل به مسئولین واحدها و بخشهای دیگر شرکت
- برنامه ریزی ملاقات ها و جلسات مدیر عامل با هماهنگی مدیر عامل
- دریافت و برقراری ارتباطات تلفنی و فاکس دفتر و هماهنگی در جهت ارسال به موقع پیامهای تلفنی و...
- نظارت و همکاری درتهیه صورتجلسات مربوط به جلسات مدیر عامل و پیگیری در جهت اجرای مصوبات حاصل از جلسات برگزار شده
- پیگیری اسناد و مدارک و یا مرسولات مربوط به دفتر مدیر عامل از واحد های داخلی و یا خارج از شرکت
- تنظیم جدول ملاقات و جلسات مدیر عامل و ارائه به ایشان
- انجام امور مربوط به تنخواه گردان و ثبت اسناد پرداخت و دریافت
- هماهنگی و انجام امور مربوط به ارتباط با سازمان ها از جمله کارفرمایان، سازمان تأمین اجتماعی و سازمان امور مالیاتی(ایاب و ذهاب بر عهده شرکت است)
- نظارت بر ارجاع نامه های رویت شده به واحد های ذیربط
- انجام امور مراجعات حضوری و تلفنی مربوط به ملاقات با مدیر عامل
- پاسخگویی به مراجعات حضوری، تلفنی و ... و انعکاس به مدیر عامل
- انجام کلیه امور مربوط به نامه نگاری و مکاتبات شرکت
- تنظیم برنامه بازدید مدیر عامل از واحدهای شرکت
- برقراری ارتباط با موسسات و نهادهای خارج شرکت بمنظور پیگیری مسائل و انجام هدفهای تعیین شده
- تهیه و تنظیم گزارشات و آمارها و جداول و نمودارهای مختلف جهت ارائه به مافوق
- انجام امور بیمه پرسنلی و امور بیمه شرکت
- انجام امور بانکی محوله از سمت مدیرعامل
- انجام امور داخلی شرکت
- انجام امور مالی از جمله ثبت هزینه و درامد شرکت و سایر اقدامات لازم
- رعایت کلیه آئین نامه ها و دستورالعملهای شرکت در موارد تعیین شده
- رعایت اصول و مقررات اداری و ضوابط انضباطی شرکت
- انجام سایر امور محوله توسط مافوق در حدود اختیارات
- آماده سازی سوابق و پرونده های مربوط به کمیته ها و جلسات جهت اطلاع و مطالعه مدیر عامل
- دعوت به موقع از مسئولین و مدیران جهت در جلسات طبق دستور مدیر عامل و سایر مدیران ارشد
- فراهم نمودن مقدمات تشکیل جلسات مدیر عامل و تهیه پیش نویس صورتجلسات در صورت لزوم و طبق دستور مدیر عامل
- پیگیری و ابلاغ دستور مدیر عامل به مسئولین واحدها و بخشهای دیگر شرکت
- برنامه ریزی ملاقات ها و جلسات مدیر عامل با هماهنگی مدیر عامل
- دریافت و برقراری ارتباطات تلفنی و فاکس دفتر و هماهنگی در جهت ارسال به موقع پیامهای تلفنی و...
- نظارت و همکاری درتهیه صورتجلسات مربوط به جلسات مدیر عامل و پیگیری در جهت اجرای مصوبات حاصل از جلسات برگزار شده
- پیگیری اسناد و مدارک و یا مرسولات مربوط به دفتر مدیر عامل از واحد های داخلی و یا خارج از شرکت
- تنظیم جدول ملاقات و جلسات مدیر عامل و ارائه به ایشان
- انجام امور مربوط به تنخواه گردان و ثبت اسناد پرداخت و دریافت
- هماهنگی و انجام امور مربوط به ارتباط با سازمان ها از جمله کارفرمایان، سازمان تأمین اجتماعی و سازمان امور مالیاتی(ایاب و ذهاب بر عهده شرکت است)
- نظارت بر ارجاع نامه های رویت شده به واحد های ذیربط
- انجام امور مراجعات حضوری و تلفنی مربوط به ملاقات با مدیر عامل
- پاسخگویی به مراجعات حضوری، تلفنی و ... و انعکاس به مدیر عامل
- انجام کلیه امور مربوط به نامه نگاری و مکاتبات شرکت
- تنظیم برنامه بازدید مدیر عامل از واحدهای شرکت
- برقراری ارتباط با موسسات و نهادهای خارج شرکت بمنظور پیگیری مسائل و انجام هدفهای تعیین شده
- تهیه و تنظیم گزارشات و آمارها و جداول و نمودارهای مختلف جهت ارائه به مافوق
- انجام امور بیمه پرسنلی و امور بیمه شرکت
- انجام امور بانکی محوله از سمت مدیرعامل
- انجام امور داخلی شرکت
- انجام امور مالی از جمله ثبت هزینه و درامد شرکت و سایر اقدامات لازم
- رعایت کلیه آئین نامه ها و دستورالعملهای شرکت در موارد تعیین شده
- رعایت اصول و مقررات اداری و ضوابط انضباطی شرکت
- انجام سایر امور محوله توسط مافوق در حدود اختیارات
مهارتهای مورد نیاز
- هماهنگی جلسات
- پیگیری امور
- امور اداری
- مکاتبات اداری
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست