استخدام مسئول دفتر مدیرعامل(خانم)
شرح موقعیت شغلی
مدیر مستقیم : مدیر واحد
بخش / واحد: مدیریت/ خدمات مشتریان
جنسيت: خانم
سن: بین ٢٥ الي ٣٥ سال
تحصیلات: حداقل لیسانس ترجیحاً رشته های مرتبط مدیریتی و يا صنايع
وضعیت تاهل: ترجیحا مجرد
شرایط کاری
مکان: فعالیت تهران
محل دفتر کاری: نیاوران
حقوق: حقوق پایه وزارت کار + حق مسکن + بن کارگری +پاداش + اضافه کاری
ساعت کاری رسمي: ساعت کاری شنبه تا چهارشنبه از 8:30 الی 17:00 ( اضافه کاری در صورت نیاز)
پنجشنبه ها 8:30 الی 13:00 ( اضافه کاری در صورت نیاز)
اضافه كاري اجباري: در صورت لزوم دارد
ضامن معتبر: نیاز دارد
سفته دریافت می شود
سفته دریافت می شود
محیط کاری: متفاوت ، جذاب و یادگیرنده ، برنامه ریزی مسیر پیشرفت شغلی
امتیاز: دارا بودن مدرک کارشناسی در رشته‌ی صنایع ، مدیریت کسب‌وکار یا مدیریت امتیاز محسوب می‌شود
وظایف و مسئولیت ها:
امور اداری
آشنایی با امور اداری، تشریفات و پروتکل های یک مسئول دفتر مدیر عامل
تهیه و پیگیری مکاتبات درون و برون سازمانی
دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه ها، فکس های واحد به گیرندگان مرتبط
بایگانی نامه های وارده و صادره
ثبت و بایگانی کلیه مستندات و تهیه ی نسخه پشتیبان از فایل‌های رایانه‌ای در فواصل منظم
آشنا با اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی
رسیدگی به موقع به موارد اداری و کارگزینی
تنظیم ، هماهنگی و ثبت وقت ملاقات و جلسات
پیگیری و پرداخت فاکتورها، هزینه ها و تنخواه ها
تهیه و پیگیری وسایل نقلیه برای کارشناسان و مدیران جهت تردد
تهیه و پیگیری بلیط و محل اقامت برای کارشناسان و مدیران
جمع آوری برگه های مربوط به مرخصی، ساعت ورود و خروج و اضافه کاری کارکنان بخش در صورت لزوم
دریافت گزارش کارکرد پرسنل از واحد منابع انسانی بیستم هر ماه جهت کنترل و بروزرسانی و اعلام آن به مدیر واحد
نگهداری و بایگانی تمامی فرم های مربوط به منابع انسانی
پیگیری به موقع امور اداری و دسترسی های لازم برای پرسنل جدید
ابلاغ دستورات صادر شده توسط مدیرعامل و پیگیری چگونگی انجام آنها
تحصیلات و تجربیات
دارای مدرک کارشناسی در یکی از رشته های صنایع ، حسابداری، علوم انسانی، مدیریت و روابط عمومی
حداقل 4 سال سابقه‌ی کار به‌عنوان دستیار اجرایی یا شخصی یا منشی سمت‌هایی همچون معاون، مدیر، مسئول ارشد و غیره
آشنایی با مفاهیم مشتری مداری
آشنا به کار با کامپیوتر، اینترنت، نرم افزارهای Office و سایر برنامه های نرم افزاری دفتری
قابلیت تایپ ده انگشتی ( فارسی - انگلیسی )
آشنایی به زبان انگلیسی در حد متوسط بخصوص در مکالمه
تسلط به ایمیل و شبکه های اجتماعی
آشنایی اولیه با مفاهیم مالی و حسابداری
مهارت بالا در کار با ابزارهای مدیریت پروژه،
دانش خوب در مفاهیم حسابداری و بیمه
دانش خوب در مفاهیم حسابداری و بیمه
آشنایی با امور مالیاتی و حقوقی و ثبتی
آشنایی با امکانات گوگل
توانایی کار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری
مشخصات فردی
ظاهری آراسته
دارای آرامش و صبر در زمان بروز مشکلات پیش بینی نشده
دارای روحیه‌ی مصمّم و همیشه مثبت
اشتیاق به آینده، تفکّر و جستجوی فعال به‌دنبال فرصت و ارائه راه‌حل‌های مختلف
دارای روابط عمومی خوب و مسلط به آداب معاشرت
دارای قدرت بیان و مذاکره ( فن بیان)
رازدار ، فعال، باهوش، خلاق، با استعداد
دارای تمرکز ، دقت ، سرعت ، جدیت و مسئولیت پذیری
خوش اخلاق - پر انرژی - با نشاط- صبور- منظم
دارای نظم و انضباط کاری و وقت شناسی
دارای نظم و انضباط در رفت و آمد
توجه بالا به جزئیات
دقت در ثبت اسناد، شمارش و ثبت آمار و ارقام و داد و ستدها
توانایی بالا در کار گروهی
توانایی حل سیستماتیک مسائل
توانایی مدیریت جلسات
توانایی مدیریت بحران
توانایی مدیریت زمان و برنامه ریزی
دارای روحیه مدیریتی و راهبری
توانایی بالا در هماهنگی امور ،نظارت و مدیریت داخلی
دقت در اجرای کلیه فرآیندهای ابلاغی
توانایی درک دستور و فرامین در کوتاه ترین زمان ممکن
دارای روحیه ی پیگیری بالا (پیگیری امور تا حصول نتیجه)
توانایی جستجو گری اطلاعات و نیازها
امانت‌داری و مسئولیت‌پذیری در مدیریت اطلاعات محرمانه
دارای روحیه تعامل و برقراری ارتباط خوب با اعضای تیم و سایر بخش های سازمان ( Communication skills )
توانایی اولویت‌بندی و مدیریت چندین مسئولیت به‌صورت همزمان ضمن توجه به ضرب‌العجل‌ها (Multi Task)
توانایی انجام مسئولیت‌ها و پروژه‌های معمول بدون نظارت مستقیم
توانایی یادگیری و پذیرش سریع ساختارهای سازمانی و اهداف گروه
علاقه مند به فناوری اطلاعات و نرم‌افزارهای مختلف
علاقمندی در مطالعه، شناسایی، طبقه بندی و ارتقاء دانش فردی در فعالیت های ناشناخته ها و کسب و کارهای مختلف
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- مکاتبات اداری
- Microsoft Office
- پیگیری امور
- بایگانی
- هماهنگی جلسات
- پاسخگویی به تلفن
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن