استخدام مسئول دفتر واحد حقوقی(آقا)
شرح موقعیت شغلی
● ساماندهی امور اداری و دفتری.
● دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی.
● تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسه‌ها، ملاقات‌ها، سفرها و بازدیدها.
● تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز.
● جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز.
● پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوط.
● اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مقام مافوق در زمان مناسب و کیفیت مطلوب.
● پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه.
● ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه.
● نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آن‌ها.
● ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و واحدهای تابعه.
● گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده در خصوص موارد ارجاعی.
● تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آن‌ها.
● آگاه نمودن اعضای شرکت‌کننده در نشست‌ها و کمیسیون‌های مرتبط.
● آماده کردن پیشینه‌ها و پرونده‌های مربوط به کمیسیونها، نشست‌ها و سمینارها برای آگاهی و مطالعه مقام مافوق.
● انجام سایر امور محوله در حوزۀ وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق.
پیش‌نیازها
● دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی.
● تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسه‌ها، ملاقات‌ها، سفرها و بازدیدها.
● تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز.
● جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز.
● پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوط.
● اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مقام مافوق در زمان مناسب و کیفیت مطلوب.
● پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه.
● ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه.
● نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آن‌ها.
● ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و واحدهای تابعه.
● گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده در خصوص موارد ارجاعی.
● تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آن‌ها.
● آگاه نمودن اعضای شرکت‌کننده در نشست‌ها و کمیسیون‌های مرتبط.
● آماده کردن پیشینه‌ها و پرونده‌های مربوط به کمیسیونها، نشست‌ها و سمینارها برای آگاهی و مطالعه مقام مافوق.
● انجام سایر امور محوله در حوزۀ وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق.
پیش‌نیازها
● آشنایی با رایانه و اینترنت.
● مهارت‌های ICDL.
● مهارت‌های امور اداری و دفتری.
● فن بیان و مذاکره.
● داشتن مدرک کارشناسی یا کارشناسی ارشد در رشتۀ ادبیات فارسی از دانشگاه‌های سطح یک (دانشگاه‌های تهران، علامه طباطبایی، خوارزمی یا سایر دانشگاه‌های روزانه معتبر) ـ با شرط معدل حداقل 16.
● حداکثر سن: 35 سال.
● روابط عمومی عالی.
● خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه.
● توانایی پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج.
● حافظه خوب و حضور ذهن.
● صبر و تحمل بالا.
● رازداری در فعالیت‌های اداری.
● رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس.
● متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت.
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- پاسخگویی به مشتریان
- تنظیم جلسات
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- مرد
وضعیت نظام وظیفه
- معافیت دائم پایان خدمت