استخدام مسئول دفتر مدیرعامل
شرح موقعیت شغلی
مسئول دفتر در پرامون شخصی است که مسئولیت هماهنگی برنامه‌های روزانه مدیر مافوق خود را با مشتریان داخلی و بیرونی شرکت و پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع را بر عهده دارد.
منظور از مشتریان داخلی، واحدهای یا بخش‌های مختلف سازمانی است که مدیر با آنها در ارتباط است و منظور از مشتریان بیرونی، سازمان‌ها یا مشتریانی هستند که مدیر با آنها در ارتباط است نظیر مشتریان، پیمانکاران، ارگان‌های دولتی مرتبط و….
برای موفقیت در این نقش، داشتن مدیریت زمان، نظم و اهل تحقیق و جستجو بودن مهم است.
شرح وظایف و مسئولیت ها:
· برقراری ارتباط و ایجاد هماهنگی لازم بین کلیه واحدها
· هماهنگی فعاليتها و عملکرد افراد تحت سرپرستی
· ایجاد مکانیزم‌های مناسب جهت پیگیری تسک‌ها در واحدهای مختلف
· تهیه و تنظیم برنامه ملاقات کارکنان، مدیران و سایر مراجعین با مدیرعامل
· فراهم آوردن زمينه‌هاي لازم جهت حسن ارتباط كاركنان و مديران با مدیرعامل
· رسیدگی به امور مراجعان دفتر مدیریت و ارائه راهنماییهای لازم به آنان
· تدوین و پیگیری صورت جلسات تا رسیدن به نتیجه
· انجام امور ارجاعی از سوی مدیرعامل اعم از مکاتبات، ارجاعات، ملاقاتها و ابلاغ دستورات صادره به مدیران، مشاورین و سایر مسئولین ذیربط و در صورت لزوم پیگیری آنها تا حصول نتیجه نهایی
· تنظيم برنامه جلسات ماهانه
· کنترل نامه‌های رسيده از طريق اتوماسيون اداری
· تنظیم پیش‌نویس و شماره‌گذاری نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق
· تنخواه‌داری دفتر مرکزی
· نظارت بر عملکرد پرسنل واحد خدمات
دانش، مهارت‌ها و توانمندی‌های مورد نیاز:
· دانش عالی MS Office
· اشنایی با OKR و علاقمند به یادگیری ابزار‌های آن
· مهارت‌های رفتار سازمانی، مدیریت زمان، قدرت تصمیم‌گیری و رازداری
· آشنایی با ابزارها و برنامه‌های اداری (به عنوان مثال تقویم الکترونیکی)
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- Microsoft Office
- پیگیری امور
- هماهنگی جلسات
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست