استخدام منشی و مسئول دفتر
شرح موقعیت شغلی
پشتیبانی اداری
- ارائه پشتیبانی کامل اداری به مدیر عامل شامل مدیریت تقویم، برنامه‌ریزی جلسات و رسیدگی به مکاتبات.
- سازماندهی و تهیه دستور جلسات، ارائه‌ها و گزارش‌ها برای جلسات.
- مدیریت برنامه‌های سفر، اقامت و برنامه‌ریزی سفرهای کاری مدیر عامل.
مدیریت دفتر
- نظارت بر عملیات روزانه دفتر مدیر عامل و اطمینان از محیطی حرفه‌ای و منظم.
- رسیدگی به مکاتبات و تماس‌های ورودی و خروجی و مدیریت سیستم بایگانی اطلاعات به صورت مؤثر.
- حفظ محرمانگی اطلاعات حساس.
هماهنگی جلسات
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات مدیر عامل شامل رزرو محل، آماده‌سازی مطالب و ثبت صورتجلسات.
- پیگیری اقدامات مورد توافق در جلسات و پیگیری پیشرفت کارها.
- ارتباط با ذی‌نفعان داخلی و خارجی به نمایندگی از مدیر عامل.
برنامه‌ریزی رویدادها
- کمک در برنامه‌ریزی و سازماندهی رویدادهای شرکت، جلسات اجرایی و ملاقات با مشتریان.
- هماهنگی امور لجستیکی برای کنفرانس‌ها، کارگاه‌ها و فعالیت‌های تیمی.
- مدیریت دعوت‌نامه‌ها، تأییدیه‌ها و ارتباطات مرتبط با رویدادها.
کمک به پروژه‌ها
- کمک به مدیر عامل در پروژه‌های ویژه، انجام تحقیقات و تجزیه و تحلیل داده‌ها.
- تهیه مستندات و گزارشات و انجام تحقیقات در موضوعات مختلف در صورت نیاز.
- مدیریت زمانبندی پروژه‌ها و اطمینان از اتمام به‌موقع کارها.
شرایط احراز:
- دارا بودن مدرک کارشناسی در مدیریت بازرگانی، مدیریت یا رشته‌های مرتبط.
- حداقل ۳ سال سابقه کاری به عنوان دستیار اجرایی یا مدیر دفتر.
- تسلط به نرم‌افزارهای مجموعه آفیس (ورد، اکسل، پاورپوینت) و ابزارهای مدیریت تقویم.
- مهارت‌های قوی در سازماندهی و مدیریت زمان.
مهارت‌های فردی:
- توانایی‌های برجسته در ارتباطات و بین فردی.
- سطح بالای حفظ اسرار و حرفه‌ای‌گری.
- مهارت‌های قوی در حل مسئله و اولویت‌بندی وظایف.
- انعطاف‌پذیری و توانایی کار در محیط پرسرعت.
مزایا:
- برنامه کاری انعطاف‌پذیر و امکان کار از راه دور.
- حقوق رقابتی همراه با پاداش‌های عملکردی.
- بیمه درمانی کامل (پزشکی، دندانپزشکی و بینایی).
- فرصت‌های پیشرفت شغلی و توسعه فردی.
مهارت‌های مورد نیاز
- امور دفتری
- پاسخگویی به تلفن
- هماهنگی جلسات
- Microsoft Office
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
حقوق
- حقوق از ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست