استخدام مسئول دفتر
شرح موقعیت شغلی
- اطلاع از دستورالعملها و مقررات اداری مرتبط با فعالیتها
- پاسخگویی به تلفن متقاضیان
- ثبت تماسهای دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
- تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها.
- ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان بر اساس سلسه مراتب سازمانی مطابق چارت سازمانی .
- یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقاتها به مدیر مربوطه
- برنامهریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
- برنامهریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
- هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامهریزیشده
- دریافت و ارسال ایمیلهای مرتبط با فعالیتهای کاری.
- تدوین گزارشهای موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق.
- ثبت و ارسال نامهها
- اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
- دریافت نامههای درونسازمانی و نامههای وارده از برون سازمان و ارجاع به واحد مربوطه .
- شمارهگذاری نامههای وارده و صادره .
- نگهداری نامهها در دبیرخانه اداری
- دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامهها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
- کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر بهصورت مستمر
- پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه .
- پاسخگویی به ارباب و رجوع بهصورت حضوری .
- هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخصشده
- ثبت گزارشهای تنخواه و اعلام به مدیر مافوق.
- جمعآوری اطلاعات جهت آمادهسازی گزارش موردنیاز مدیر مافوق.
- محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
- درخواست خرید کالای موردنیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
- درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف عدم انطباقهای بالفعل و بالقوه
- انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق
- آشنایی با نرم افزار حضور و غیاب پالیز
- آشنایی با CRM
- هماهنگی با کارشناسان پروژه جهت اعزام به محل مرکز مشتری جهت انجام پروژه
- پیگیری و ثبت هزینه های درمانی تکمیلی و اعلام به بیمه طرف قرارداد
- نظارت بر خدمات پذیرایی و سایر خدمات مورد نیاز
- آشنایی با word و excel و outlook
- دریافت فکس و ارجاع به به واحد مربوطه
- انجام هماهنگیهای لازم برای تشکیل جلسات
- نظارت بر کارکنان خدماتی شرکت
- و …
شرایط احراز :
- كارشناس با حداقل یک سال سابقه كار مرتبط .
- آشنایی با زبان انگلیسی
- آشنایی با كامپیوتر و نرم افزار Office
مهارتهای مورد نیاز
- Microsoft Office
- پیگیری امور
- امور اداری
- هماهنگی جلسات
حداقل سابقه کار
- مهم نیست
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست