استخدام کارشناس دبیرخانه و بایگانی

شرح موقعیت شغلی

1. ثبت و شماره‌گذاری کلیه نامه‌ها، دستورالعمل‌ها، بخشنامه ها و... صادره و وارده بصورت سازمان یافته و استاندارد
2. تشکیل و نگهداری پرونده های اداری جاری و راکد و ارائه آن به مراجع ذیصلاح طبق درخواست
3. تفکیک و توزیع و ارسال نامه‌ها، بخشنامه‌ها و غیره حسب ارجاعات و ضوابط اداری
4. پیگیری و تعقیب مکاتبات از / به تا حصول نتیجه نهایی با هماهنگی مسئولین و واحدهای مربوطه
5. ارسال پرونده ها و مستندات درخواست شده از/به واحدهای مربوط
6. حفظ و نگهداری کلیه نامه‌ها، پرونده‌ها، بخشنامه ها و سوابق مطابق مقررات و اصول بایگانی
7. بازبینی و کنترل کامل کلیه مدارک و مستندات دریافتی و ارسالی در صورت نیاز
8. ارائه و دریافت رسید درخصوص مدارک و مستندات دریافتی و ارسالی در صورت نیاز
9. ساماندهی سیستم شماره‌گذاری، ثبت، کدینگ و بایگانی کلیه مدارک و مستندات و مکاتبات
10. کنترل و نظارت بر حفظ محرمانگی مدارک، اسناد و اطلاعات طبقه بندی شده
11. ساماندهی بایگانی جاری، راکد و معدوم نمودن سوابق پس از پایان دوره نگهداری طبق ضوابط
12. همکاری و هماهنگی امور دبیرخانه‌ای با دفاتر معاونین و دیگر واحدهای داخلی و خارجی 
13. همکاری و مشارکت در استانداردسازی و یکپارچه‌سازی امور بایگانی و دبیرخانه در دیگر معاونت‌ها
14. استخراج و ارایه گزارش از مکاتبات وارده / صادره و وضعیت آنها به تفکیک واحدهای مختلف سازمانی و ارایه به مسئولین مربوطه
15. همکاری و مشارکت در تقویت مکاتبات الکترونیکی و توسعه و تجهیز اتوماسیون اداری در مجموعه
16. مدیریت خدمات تکثیر اسناد، مدارک، مکاتبات و گزارشات
17. انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق

مهارت‌های مورد نیاز

• امور بایگانی و دبیرخانه
• Microsoft Office
• امور اداری

حداقل سابقه کار

• مهم نیست

جنسیت

• مهم نیست

وضعیت نظام وظیفه

• مهم‌ نیست

مشاهده آگهی‌های استخدام مشابه