استخدام مسئول دفتر مدیریت (خانم)

شرح موقعیت شغلی

• پیگیری
• روابط عمومی بالا
• اعتمادبه‌نفس بالا
• مسئولیت‌پذیری
• مدیریت استرس
• خلاقیت
• مدیریت زمان
• تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان

• تسلط بر نرم‌افزارهای Office
• آشنایی با زبان انگلیسی
• توانایی انجام مکاتبات اداری
• آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
• توانایی گزارش دهی
• تنخواه گردانی و امور مالی که بخشی از کارهای اجرایی ان مربوط به اداری میباشد 
• مسئولیت انجام امور اصلاحی مربوط به تایم شیت ها و جمع آوری و گزارش گیری نهایی در پایان ماه 
• کنترل  و ادیت و دریافت  مرخصی ها و حضور غیاب و دور کاری های پرسنل 

• روابط عمومی عالی
• خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه
• پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج
• حافظه خوب و حضور ذهن
• صبر و تحمل بالا
• رازداری در فعالیت‌های اداری
• رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس
• متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت

• درک خط‌مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد/شرکت در رابطه با آن‌ها
• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش دهی به مدیریت ارشد
• اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
• پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
• تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها.
• ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان  بر اساس سلسه مراتب سازمانی مطابق چارت سازمانی .
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
• تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق .
• اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
• دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان .
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره .
• نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری و مدیریت نامه های ارسالی در سامانه شرکت 
• دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه .
• پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به‌صورت حضوری .
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیرمافوق ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … ).
• ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق .
• هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص‌شده
• شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل ، چاپ و …
• درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر
• هماهنگی با تأمین‌کننده جهت دریافت خدمات نظیر آژانس هواپیمایی و …
• ثبت گزارش‌های تنخواه و اعلام به مدیر مافوق.
• جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش موردنیاز مدیر مافوق.
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
• درخواست خرید کالای موردنیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
• همکاری با مدیر واحددرشناسایی منابع موردنیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی.( طرح ریزی بودجه واحد).
• ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.
• ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت‌های واحد.
• درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف عدم انطباق‌های بالفعل و بالقوه
• انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق
• کلیه امور اداری و اجرایی مربوط به امور اداری ومنابع انسانی و کارکردها 

مهارت‌های مورد نیاز

• امور اداری
• هماهنگی جلسات
• پاسخگویی به تلفن
• مکاتبات اداری

زبان‌های مورد نیاز

• انگلیسی

حداقل سابقه کار

• سه تا شش سال

حقوق

• حقوق از ۶,۵۰۰,۰۰۰ تومان

جنسیت

• زن

مشاهده آگهی‌های استخدام مشابه