- رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
- پاسخگویی به تلفن متقاضیان ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق
- دریافت فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه.
- ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق
- پیگیری امور مربوط به دریافت مجوزهای شرکت
- پیگیری تمامی امور مربوط به دریافت تسهیلات از صندوق نوآوری شکوفایی، معاونت علمی و دیگر سازمان ها
- برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
- یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه
- آماده‌سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.
- ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز
- آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده.
- دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
- تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید.
- تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
- ارسال نامه‌های تائیدشده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل، پست، پیک و …)
- کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن.
- کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخگویی به آن.
- دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان.
- شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره.
- نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی
- پاسخگویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق.
- پاسخگویی به ارباب رجوع حضوری.
- کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
- تکمیل فرم گزارش و ورد و خروج ( تایم شیت) در صورت نیاز و اعلام مسئول مافوق.
- پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه .
- شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل ،چاپ و … جهت انجام خدمات اداری
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
- هماهنگی با تأمین‌کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی ،پیک و …
- هماهنگی جهت خریدکالای اداری موردنیاز .
- تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
- پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته.
- دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده.
- اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
- تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز ( کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی )
- جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های موردنیاز مسئول مافوق.
- محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه .
- هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان .
- محافظت و مراقبت از اموال مورداستفاده نظیر کامپیوتر و …
- رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
- رعایت موارد ایمنی در حین انجام فعالیت‌ها.
- انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.
-
Microsoft Office
-
پاسخگویی به تلفن
-
هماهنگی جلسات
-
هماهنگی امور
-
امور اداری
-
پیگیری امور
تمام وقت
۱۳۹۹/۱۱/۱۱
(منقضی‌شده)
مشاهده آگهی‌های استخدام مشابه