استخدام مسئول دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
ویژگی ها و مهارت های عمومی:
- جنسیت : خانم
- تحصیلات : کارشناسی
- باهوش،پیگیر،روابط عمومی بالا و ظاهری آراسته،وقت شناسی و انضباط کاری
- تسلط به نرم افزار های ICDL
- تسلط به امور اداری و استخدامی
- آشنایی به امور مالی و زبان‌انگلیسی مزیت محسوب میشود
- دارای ۳ سال سابقه کار مفید و مرتبط
شرج وظایف مسئول دفتری:
تنظیم برنامه ها و تعیین و تنظیم قرار ملاقات ها، بازدید ها، حضور در گردهمایی ها ، سفر ها و…
ثبت و ضبط مکاتبات در سیستم اتوماسیون اداری
بایگانی مدارک ،مستندات وپیام های الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه
انجام هماهنگی های لازم برای تشکیل جلسات و کارگروه هایی که مدیر در آن عضویت و مشارکت دارد
جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام های تلفنی و نمابر و فکس ،پست و .. به مدیر
دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
تایپ، تهیه و تنظیم دستورجلسه ها، صورتجلسه ها، گزارشات کارشناسی، مکاتبات اداری مورد نیاز و دعوتنامه های مرتبط با جلسات مدیران
جوابگویی به ارباب رجوع وتنظیم اوقات مدیر برای ملاقات ها با آنها
رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
کنترل روزانه صندوق پستی ،ایمل ها و سایر مبادی دریافت مکاتبات
دریافت،تفکیک و دسته بندی بندی نامه ها و گزارش ها و پرونده ها و طبقه بندی مکاتبات مدیر به لحاظ ورود و یا صدور و نیز موضوعات مورد نظر ایشان
محافظت و حراست از اموال شرکت
چک و بررسی کردن موارد ایمنی در محل کار
برخورد مناسب با مراجعین و خوش رو و خوش برخورد عمل کردن در هنگام صحبت با مراجعین و پاسخگویی کامل به آنها
تماس و پر کردن تایم های ملاقات و یادآوری به افراد جهت مراجعه
پیگیری دستورهای صادره از مدیر در واحد های سازمانی و سازمان ها و ادارات دیگرتا حصول نتیجه
نظارت بر خدمات پذیرایی و سایر خدمات مورد نیاز دفتر مدیر
درخواست و پیگیری به منظور تهیه اقلام و ملزومات اداری و امکانات پذیرایی دفتر
مهارت های تخصصی مسئول دفتر شامل:
آشنایی با ضوابط و مقررات اداری و اطلاعات پرسنلی
آشنایی با همکاران و افرادی که با شرکت در حال فعالیت می باشند
پاسخگویی به مراجعین و آشنایی با مکالمه صحیح تلفنی
آشنایی به چگونگی ابلاغ دستورات و سفارشات مدیر به مجموعه
توانایی مدیریت موثر زمان
توانایی برنامه ریزی و هماهنگی فعالیت ها در حیطه کاری
آشنایی با آداب معاشرت و تشریفات اداری
توانایی بایگانی
آشنایی با اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی
دقت و توجه به جزئیات و حافظه فعال و قوی
داشتن اطلاعاتی در مورد آن شرکت و یا آن اداره ای که در آن مشغول است
مهارت در تایپ و آشنایی با برنامه های آفیس کامپیوتری
آشنایی با پذیرایی و تشریفات پذیرایی
- جنسیت : خانم
- تحصیلات : کارشناسی
- باهوش،پیگیر،روابط عمومی بالا و ظاهری آراسته،وقت شناسی و انضباط کاری
- تسلط به نرم افزار های ICDL
- تسلط به امور اداری و استخدامی
- آشنایی به امور مالی و زبان‌انگلیسی مزیت محسوب میشود
- دارای ۳ سال سابقه کار مفید و مرتبط
شرج وظایف مسئول دفتری:
تنظیم برنامه ها و تعیین و تنظیم قرار ملاقات ها، بازدید ها، حضور در گردهمایی ها ، سفر ها و…
ثبت و ضبط مکاتبات در سیستم اتوماسیون اداری
بایگانی مدارک ،مستندات وپیام های الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه
انجام هماهنگی های لازم برای تشکیل جلسات و کارگروه هایی که مدیر در آن عضویت و مشارکت دارد
جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام های تلفنی و نمابر و فکس ،پست و .. به مدیر
دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
تایپ، تهیه و تنظیم دستورجلسه ها، صورتجلسه ها، گزارشات کارشناسی، مکاتبات اداری مورد نیاز و دعوتنامه های مرتبط با جلسات مدیران
جوابگویی به ارباب رجوع وتنظیم اوقات مدیر برای ملاقات ها با آنها
رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
کنترل روزانه صندوق پستی ،ایمل ها و سایر مبادی دریافت مکاتبات
دریافت،تفکیک و دسته بندی بندی نامه ها و گزارش ها و پرونده ها و طبقه بندی مکاتبات مدیر به لحاظ ورود و یا صدور و نیز موضوعات مورد نظر ایشان
محافظت و حراست از اموال شرکت
چک و بررسی کردن موارد ایمنی در محل کار
برخورد مناسب با مراجعین و خوش رو و خوش برخورد عمل کردن در هنگام صحبت با مراجعین و پاسخگویی کامل به آنها
تماس و پر کردن تایم های ملاقات و یادآوری به افراد جهت مراجعه
پیگیری دستورهای صادره از مدیر در واحد های سازمانی و سازمان ها و ادارات دیگرتا حصول نتیجه
نظارت بر خدمات پذیرایی و سایر خدمات مورد نیاز دفتر مدیر
درخواست و پیگیری به منظور تهیه اقلام و ملزومات اداری و امکانات پذیرایی دفتر
مهارت های تخصصی مسئول دفتر شامل:
آشنایی با ضوابط و مقررات اداری و اطلاعات پرسنلی
آشنایی با همکاران و افرادی که با شرکت در حال فعالیت می باشند
پاسخگویی به مراجعین و آشنایی با مکالمه صحیح تلفنی
آشنایی به چگونگی ابلاغ دستورات و سفارشات مدیر به مجموعه
توانایی مدیریت موثر زمان
توانایی برنامه ریزی و هماهنگی فعالیت ها در حیطه کاری
آشنایی با آداب معاشرت و تشریفات اداری
توانایی بایگانی
آشنایی با اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی
دقت و توجه به جزئیات و حافظه فعال و قوی
داشتن اطلاعاتی در مورد آن شرکت و یا آن اداره ای که در آن مشغول است
مهارت در تایپ و آشنایی با برنامه های آفیس کامپیوتری
آشنایی با پذیرایی و تشریفات پذیرایی
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- Microsoft Office
- پیگیری امور
- هماهنگی جلسات
- تایپ
- پاسخگویی به تلفن
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
جنسیت
- زن