استخدام مسئول دفتر مدیرعامل
شرح موقعیت شغلی
ما در مدریک به دنبال یک مسئول دفتر هستیم که زیر نظر مدیرعامل فعالیت می‌کند و برنامه‌ریزی، اجرا و هماهنگی برنامه‌ها و دستورات مدیرعامل و ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را بر عهده دارد.
مسئولیت ها:
- ساماندهی امور اداری و دفتری
- تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز
- جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
- اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیرعامل در زمان مناسب و کیفیت مطلوب
- پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
- نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
- ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات تابعه
- گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی
- تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها
- آماده کردن پیشینه‌ها و پرونده‌های مربوط به کمیسیونها، نشستها و سمینارها برای آگاهی و مطالعه مدیرعامل امورمالی
- رسیدگی و انجام کلیه امور اداری و اجرایی مربوط دفتر مدیریت
- پاسخگویی و مدیریت تماس های تلفنی
- تهیه و ارسال نامه های دفتر مدیریت، ثبت و بایگانی آن در سیستم
- تنظیم و ثبت قرارهای ملاقات و جلسات داخلی و خارجی
- برقراری ارتباط با کارکنان، مشتریان و همکاران تجاری شرکت
- جمع آوری و آماده نمودن اطلاعات مورد نیاز و تهیه گزارشات و جداول آماری
- انجام سایر امور ارجاعی مرتبط با شغل
- نگارش نامه و مکاتبات اداری
- تنظیم صورت جلسات
الزامات:
- مهارتهای ICDL
- مهارتهای امور اداری و دفتری
- فن بیان و مذاکره
- روابط عمومی بالا
- دقیق، پیگیر و مسئولیت پذیر
- وقت شناس، منظم
- مسلط به مجموعه آفیس خصوصا Word و Excel
- آشنایی با آداب معاشرت و تشریفات اداری
مهارتهای مورد نیاز
- امور اداری
- Microsoft Office
- هماهنگی جلسات
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست