استخدام مسئول دفتر مدیرعامل (خانم)

شرح موقعیت شغلی

• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش دهی به مدیریت ارشد
• اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
• پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
• تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها.
• ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان  بر اساس سلسله مراتب سازمانی مطابق چارت سازمانی .
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
• تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق 
• اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
• دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان 
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره .
• نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری
• دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه 
• پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به‌صورت حضوری 
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیرمافوق ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
• ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق 
• هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص‌شده
• درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر
• هماهنگی با تأمین‌کننده جهت دریافت خدمات نظیر آژانس هواپیمایی و …
• ثبت گزارش‌های تنخواه و اعلام به مدیر مافوق.
• جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش موردنیاز مدیر مافوق
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
• درخواست خرید کالای موردنیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
• همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع موردنیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی (طرح ریزی بودجه واحد)
• ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.
• ارائه پیشنهادت جهت بهبود فعالیت‌های واحد.
• درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف عدم انطباق‌های بالفعل و بالقوه
• انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق

مهارت‌های مورد نیاز

• امور اداری
• پیگیری امور
• هماهنگی جلسات
• مکاتبات اداری
• ارائه گزارش
• پاسخگویی به تلفن

حداقل سابقه کار

• سه تا شش سال

حقوق

• حقوق از ۳,۵۰۰,۰۰۰ تا ۵,۰۰۰,۰۰۰ تومان

جنسیت

• زن

مشاهده آگهی‌های استخدام مشابه