استخدام مسئول دفتر (شرکت بازرگانی)
شرح موقعیت شغلی
- برنامه ریزی و تشکیل بخش بایگانی الکترونیکی و دریافت، ثبت و شماره گذاری و تحویل کلیه نامهها، مستندات و مکاتبات ورودی و خروجی
- دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامهها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط اعم از فیزیکی و الکترونیکی
- تهیه پیش نویس نامه های صادره، تایپ نامهها و مستندات مورد نیاز طبق دستور مدیر مافوق و اخذ تأییدیه از او.
- تهیه فرم های استاندارد نامه ها، مرخصی ها، درخواست ها، و هماهنگی قرار گرفتن در سامانه های شرکت مانند بیتریکس و …
- تشکیل بانک اطلاعاتی، محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و اطلاعات محرمانه،
- پاسخگویی مناسب به تلفنها و مراجعان مربوط و ثبت تماسهای دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
- ثبت مراجعات حضوری ارباب رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق
- ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص و بخش های مختلف تابعه
- پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه و ارائه گزارش های لازم به مدیران
- تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها
- تنظیم برنامههای روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدهای مدیر عامل و مدیران شرکت
- آگاه نمودن و یادآوری اعضای شرکتکننده درجلسات و تنظیم وقت آنان به ویژه مدیران
- انجام اقدامات مربوط به پذیرایی از مهمانان جلسات مدیران
- برنامهریزی قرار ملاقات های مدیران و پیگیری جهت تحقق آن
- هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات
- سابقه کار با فتوشاپ و ایلاستریتور و ایندیزاین
- نظارت بر امور نظافت و خدمات و آراستگی واحدو انعکاس کمبودهابه مسئول مربوطه
- نظارت بر امور آبدارخانه در خصوص تامین مایحتاج ضروری و نظارت برنظافت آن
اولویت با دانشجو یا فارغ التحصیل رشته های گرافیک و گرافیک کامپیوتری و رشته های مرتبط
مهارتهای مورد نیاز
- امور اداری
- هماهنگی جلسات
- پاسخگویی به تلفن
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست