استخدام مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل (خانم)

شرح موقعیت شغلی

• برنامه ریزی برای کارهای روزانه مدیر عامل مانند: جلسات کاری و اعلام زمان بازدیدها، تماس ها، چک کردن پیام و ایمیل های کاری، نحوه پذیرایی از مهمان ها .
• انجام هماهنگی های لازم و اطلاع رسانی برای جلسات داخل شرکت مانند: جلسات اعضاء هیئت مدیره، کارکنان و مدیر و جلسات آموزشی کارمندان.
• بایگانی تمامی فاکتور ها، یادداشت ها، اسناد، قراردادها و گزارش های شرکت.
• مدیریت بر تماس های دریافتی، سؤالات و درخواست های کارکنان و همچنین موکلین.
• در صورت نیاز جواب دهی به ایمیل ها، تماس و نامه های دریافتی از سوی موکلین و شرکاء تجاری از جانب مدیر.
• ثبت سوابق و رزومه های دریافتی از کارمندان و متقاضیان استخدام.
• پیگیری ارسال و دریافت صورتحساب ها و فاکتورهای موسسه با واحد مالی و موکلین.
• رسیدگی و اعلام وضعیت قراردادهای موسسه و پیگیری پرداخت های قراردادی.
• تنخواه گردانی و ثبت سفارشات و خریدهای مورد نیاز.

• تسلط بر مهارت های کامپیوتری ذیل:

1.  (IT)
2. (Windows) 
3. (Word) 
4. (Excel) 
5. (Powerpoint) 
6. (Internet)  (مانند کار با ایمیل، تعیین وقت جلسات با استفاده از تقویم و ..)

• مهارت های نرمی همچون: 

1. برنامه ریزی، ارتباط مؤثر، مدیریت زمان، همدلی …
2. نظم، خویشتن داری، و مسئولیت پذیری بالا
3. داشتن رویکرد حل مسئله 
4. توانایی دیدن موضوعات به صورت کلی و در عین حالی بررسی جزییات
5. درک سریع مشکلات و تخلفات پیش آمده
6. روابط عمومی بالا و داشتن روحیه کار تیمی
7. توانایی فعالیت در شرایط کاری سخت و پرفشار
8. انعطاف پذیری
9. آراستگی ظاهری
10. رازداری و حفظ اطلاعات محرمانه

مهارت‌های مورد نیاز

• Microsoft Office
• پاسخگویی به تلفن
• امور اداری
• پیگیری امور
• مکاتبات اداری

حداقل سابقه کار

• مهم نیست

جنسیت

• زن

مشاهده آگهی‌های استخدام مشابه