استخدام مسئول دفتر مدیرعامل (خانم)
شرح موقعیت شغلی
تنظيم برنامه هاي روزانه و اوقات ملاقات مديريت
مشارکت در تشکیل جلسات
كنترل و پاسخگويي مناسب مراجعات تلفني مديريت و پاسخگویی مثبت به تلفن های واحد های مختلف سازمان
كنترل و پاسخگويي مناسب مراجعات حضوري مديريت وراهنمایی آنها
تنظيم برنامه ها و قرارهاي خارج از سازمان مديريت
تايپ سریع نامه هاي مديريت
اجرای دستورالعمل دبير خانه و امور مربوط به بايگاني مناسب آنها در دفتر مديريت، مشتمل بر بایگانی دستی و سیستمی و مدیرعامل نامه‌های دریافتی و ارسالی به افراد داخل و بیرون سازمان و پیگیری آنها تا حصول نتیجه
نظارت دقیق بر نظم، نظافت، دکوراسیون و مطبوع کردن محیط شرکت از طریق نظارت ادواری بر عملکرد سرایدار
نظارت و تنظيم امور تشريفات دفتر مديریت
نظارت بر صحت عملكرد نرم افزارها و سخت افزارهاي سيستم مكانيزة دفتر مديريت
هماهنگی جلسات دوره‌ای و موردی و نگارش صورتجلسات در جلسات مديريت و پیگیری موارد مطروحه
انعكاس نظرات و روديدادهاي سازمان به مديريت
ارائه نظرات و پيامهاي مديريت به پرسنل داخلي و افراد خارج سازمان
گزارش گيريهاي ادواري از واحدهاي مختلف سازمان و ارجاع به مديريت
تهيه پیشنویس های مناسب جهت مكاتبات داخل و خارج سازمان
ارائه و جمع آوري اطلاعات و آمارهاي مناسب حسب صلاحديد مديريت
انجام امور تحقيقاتي در داخل و خارج سازمان يا از طريق اينترنت حسب صلاحديد مديریت
همكاري با واحدهاي ديگر جهت پیشبرد امور و وظایف واحدها، حسب صلاحديد مديريت
تهیه و بروزرسانی دفترچه تلفن در اکسل
پیگیری درخواست‌های ارسالی
به سرانجام رساندن موارد نیازمند بررسی و اعلام نظر
تهیه دستور جلسات قبل از هر جلسه و هماهنگی با اعضای جلسات
تهیه صورتجلسات و پیگیری و ابلاغ مصوبات آنها تا نقطه انجام کامل
تهیه و ارائه گزارشات دوره‌ای روزانه به مدیرعامل
دریافت و ارسال مکاتبات وارجاع آن به واحدها واشخاص مربوطه
بروزرسانی لیست های مختلف و گروپ های تنظیمی توسط مدیر در (در شبکه های اجتماعی و اتوماسیون اداری) زمانهای مقرر
رفع مغایرت احتمالی با تائید مدیرعامل
تنخواه گردانی
بروزرسانی وب سایت و شبکه های اجتماعی
پاسخگویی به ایمیل ها
اجرای کلیه موارد ذکرشده در فرایندهای مربوطه
سایر امور محوله از سوی مدیرعامل
مهارت‌های موردنیاز :
سایر امور محوله از سوی مدیرعامل
مهارت‌های موردنیاز :
مهارت‌های عمومی
- پیگیری
- روابط عمومی بالا
- اعتمادبه‌نفس بالا
- مسئولیت‌پذیری
- مدیریت استرس
- خلاقیت
- مدیریت زمان
- تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان
- امانت داری
- صداقت
مهارت‌های تخصصی
- تسلط بر نرم‌افزارهای Office
- آشنایی با زبان انگلیسی
- توانایی انجام مکاتبات اداری
- آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
- توانایی گزارش دهی
مهم‌ترین ویژگی‌های فردی شغل :
- روابط عمومی عالی
- خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه
- پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج
- حافظه خوب و حضور ذهن
- رازداری در فعالیت‌های اداری
- رعایت انضباط کاری و وقت‌شناسی
- متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- Microsoft Office
- پیگیری امور
- مکاتبات اداری
- هماهنگی جلسات
- پاسخگویی به تلفن
- تایپ
حداقل سابقه کار
- مهم نیست
جنسیت
- زن