استخدام مسئول دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
وظایف و مسئولیت ها:
- مدیریت بخش تدارکات و سفارشات آکادمی
- تهیه و تدوین نامه‌ها، گزارش‌ها، اطلاعیه‌ها، آگهی‌ها و ... و ارسال و پیگیری آن‌ها
- نگهداری و به‌روزرسانی داده‌های مربوط به سازمان
- سازماندهی سیستم بایگانی برای اسناد مهم و محرمانه دفتری
- پاسخگویی به سؤالات پرسنل و مشتریان
- به‌روزرسانی سیاست‌های اداری، در صورت لزوم
- مدیریت تقویم سازمان و برنامه‌ریزی برای قرارهای ملاقات
- رزرو اتاق جلسات، هنگام نیاز
- تهیه گزارشات و ارائه‌ها با استفاده از داده‌های آماری
- برنامه‌ریزی و زمان‌بندی برنامه‌های داخلی و خارجی مرتبط با کار
- ارتباط و تعامل مستقیم و مستمر با سازمان‌ها
- انجام هماهنگی‌های لازم با سالن‌های برگزاری سمینار و همایش
- اجرای مناسب مراسم و مناسبت‌ها
- جمع‌آوری هرگونه اخبار و اطلاعات مورد نیاز سازمانی
- سخنگویی سازمان به صورت تلفنی و حضوری
- انجام پیگیری‌های مرتبط با مشتریان
- سایر امور محوله از سوی مدیر مافوق
مهارتها و ویژگی ها:
- داشتن سابقه‌کار اداری و آشنایی کامل با روندهای اداری
- مسلط‌بودن بر نرم‌افزارهای مدیریت اداری، مانند آفیس
- داشتن مهارت‌های ارتباطی قوی، به‌همراه نگرش خوب در حل مسئله
- داشتن توانایی در نوشتن و مهارت‌های ارتباط کلامی
- دقیق‌بودن در توجه به جزئیات
- اعتماد به نفس و توان ارائه مطالب
- تسلط بر مهارت‌های سازماندهی و مدیریت زمان
- انطباق‌پذیری و توان مدیریت چند کار
- تاب‌آوری در شرایط سخت و زمان‌های شلوغ کاری
- تسلط بر زبان انگلیسی مزیت محسوب می شود
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- Microsoft Office
- پیگیری امور
- مکاتبات اداری
- پاسخگویی به تلفن
- هماهنگی جلسات
- امور دفتری
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
حقوق
- حقوق حقوق پایه (وزارت کار)
جنسیت
- زن