دستیار مدیرعامل به‌عنوان بازوی اجرایی، پشتیبان عملیاتی و امین سازمان، مسئولیت مدیریت جامع دفتر مدیرعامل، تسهیل جریان اطلاعات میان مدیریت ارشد و واحدهای اجرایی، و پشتیبانی کامل از فرآیندهای منابع انسانی و امور اداری شرکت را بر عهده دارد. این جایگاه با هدف افزایش بهره‌وری مدیرعامل، کاهش بار اجرایی ایشان و ایجاد نظم، شفافیت و انضباط سازمانی در تمامی سطوح تعریف شده است.

با توجه به ماهیت فعالیت شرکت به‌عنوان یک آژانس روابط عمومی فول‌‌سرویس که با حجم بالای پروژه‌های همزمان، ضرب‌الاجل‌های فشرده، تیم‌های خلاق و ارتباط مستمر با مشتریان و رسانه‌ها سروکار دارد، دستیار مدیرعامل باید ضمن مدیریت دقیق تقویم، مکاتبات و جلسات مدیرعامل، محیطی منظم، انسان‌محور و قانون‌مند برای کارکنان فراهم کند؛ فرآیندهای جذب، قرارداد، رفاه و آموزش نیروی انسانی را با دقت پیگیری نماید و جریان صحیح ملزومات اجرایی، اداری و لجستیکی سازمان را تضمین کند.

این فرد با رعایت نهایت دقت، نظم و رازداری، حلقه اتصال میان مدیرعامل، کارکنان، مشتریان و همکاران برون‌سازمانی است و تضمین می‌کند که دستورات مدیریت به‌درستی به بدنه سازمان منتقل شده، مصوبات جلسات تا حصول نتیجه پیگیری می‌شوند و صدای کارکنان نیز به‌موقع به مدیریت ارشد می‌رسد.

1. برنامه‌ریزی اجرایی و مدیریت تقویم مدیرعامل
• تنظیم تقویم روزانه، هفتگی و ماهانه مدیرعامل بر اساس اولویت‌های ابلاغی و پروژه‌های در جریان
• فیلتر کردن تماس‌ها، ایمیل‌ها و درخواست‌های ملاقات و پاسخ به موارد غیرضروری با هماهنگی ایشان
• هماهنگی زمان و مکان جلسات با طرف‌های داخلی، مشتریان و رسانه‌ها و ارسال دعوت‌نامه رسمی
• یادآوری کارهای مهم، جلسات و موعدهای تحویل پروژه‌ها در طول روز

 2. حضور در جلسات و پیگیری مصوبات
• حضور در جلسات مدیریتی، مشتریان و جلسات داخلی واحدها به همراه یا نمایندگی از سوی مدیرعامل
• یادداشت‌برداری کامل از مباحث، مصوبات و تکالیف هر جلسه و تنظیم صورت‌جلسه دقیق برای تأیید
• پیگیری مستمر مصوبات جلسات از واحدهای مربوطه و تهیه گزارش پیشرفت برای مدیرعامل
• تهیه خلاصه‌ای از دستورالعمل‌های صادرشده در جلسات برای تسهیل اجرا در واحدها

 3. مکاتبات، بریف‌نویسی و ارتباطات مدیرعامل
• نگارش پیش‌نویس نامه‌های اداری، ایمیل‌های رسمی، بیانیه‌ها و پاسخ به مشتریان بر اساس لحن و دستور مدیرعامل
• تنظیم بریف‌های اولیه برای واحدهای اجرایی و خلاق (محتوا، هنری، رسانه) با دیکته مستقیم ایشان
• دریافت، دسته‌بندی، بایگانی و کدگذاری مکاتبات دریافتی جهت دسترسی سریع و منظم مدیرعامل
• ترجمه یا خلاصه‌سازی مکاتبات و اسناد خارجی/بین‌المللی در صورت نیاز

 4. جذب، استخدام و فرآیند ورود کارکنان
• تدوین و انتشار آگهی‌های شغلی در پلتفرم‌های کاریابی با ادبیات متناسب با برند کارفرمایی آژانس
• غربالگری اولیه رزومه‌ها و انجام مصاحبه‌های تلفنی و رفتاری برای سنجش تناسب فرهنگی
• هماهنگی مصاحبه‌های تخصصی با مدیران واحدها (خلاق، رسانه، حساب‌ها/مشتریان)
• اجرای فرآیند معارفه و آنبوردینگ نیروهای جدید و آشناسازی آن‌ها با قوانین و فرهنگ شرکت

 5. امور اداری، قراردادها و کارگزینی
• تنظیم و تمدید قراردادهای کاری، همکاری و توافق‌نامه‌های محرمانگی (NDA) برای تمامی پرسنل
• هماهنگی امور بیمه، مالیات حقوق و امور مربوط به اداره کار با همکاری واحد مالی
• ثبت و کنترل حضور و غیاب، مرخصی‌ها، مأموریت‌ها و ساعات کارکرد پرسنل
• بایگانی و به‌روزرسانی پرونده‌های پرسنلی فیزیکی و دیجیتال با رعایت اصول محرمانگی

 6. فرهنگ سازمانی، رفاه و ارتباطات داخلی
• برگزاری جلسات دوره‌ای با کارکنان برای شنیدن دغدغه‌ها و بازخوردها (گوش شنوا)
• برنامه‌ریزی و اجرای رویدادهای داخلی، جشن‌ها، تولدها و برنامه‌های تیم‌سازی
• مدیریت تعارضات و اختلافات بین کارکنان با رویکردی بی‌طرفانه و سازنده
• نظارت بر رعایت کدهای اخلاقی، پوشش حرفه‌ای و آیین‌نامه‌های داخلی در محیط کار

 7. مدیریت عملکرد و آموزش
• طراحی و اجرای سیستم ارزیابی عملکرد دوره‌ای (KPI) با هماهنگی مدیران واحدها
• جمع‌آوری نتایج ارزیابی و برگزاری جلسات بازخورد با پرسنل برای بهبود عملکرد
• شناسایی نیازهای آموزشی کارکنان و هماهنگی برای برگزاری دوره‌ها یا کارگاه‌های تخصصی
• تدوین و پیگیری برنامه توسعه فردی (IDP) برای پرسنل کلیدی و استعدادهای خلاق

 8. پشتیبانی اداری، تشریفات و تدارکات لجستیکی
• آماده‌سازی کامل فایل‌ها، ارائه‌ها، پرزنت‌های مشتری و مستندات موردنیاز برای هر جلسه یا سفر کاری
• رزرو بلیت، هتل، خودرو و هماهنگی برنامه سفرهای داخلی و خارجی مدیرعامل
• هماهنگی امور تشریفات جلسات شامل رزرو سالن، تجهیزات صوتی‌تصویری و پذیرایی متناسب
• تهیه و تأمین لوازم و ملزومات اداری، خرید اقلام ضروری و پیگیری امور دفتری جاری

 9. محرمانگی، امنیت اطلاعات و مأموریت‌های محوله
• حفاظت از اسناد محرمانه، قراردادها، اطلاعات مالی و بریف‌های مشتریان شرکت
• مدیریت سطح دسترسی به اطلاعات حساس و اطمینان از امضای تعهدنامه‌های عدم افشا
• امانت‌داری کامل در خصوص مسائل شخصی و شغلی مطرح‌شده در جلسات خصوصی
• انجام هرگونه مأموریت فوری و محوله از سوی مدیرعامل، اعم از هماهنگی بین‌بخشی یا انتقال اسناد محرمانه