استخدام دستیار اجرایی
شرح موقعیت شغلی
شرح شغل دستيار اجرايی (آنچه که نياز دارم):
مهمترين مسئوليت دستيار اجرايی فراهم کردن امکان تمرکز برای من در حيطه ی مسئوليتی ام است. مسئوليت بعدی ايشان، ايجاد هماهنگی بين ارکان مجموعه، ايجاد سيستم منظم برای داکيومنت ها و اداره ی امور عمومی دفتر می باشد.
برای ايجاد تمرکز، کافی است برنامه زمانی در ساعات کاری من (از ساعت 6:00 الی 20:00) به گونه ای بودجه بندی شود که اين اطمينان حاصل گردد که به تمامی فعاليتها به اندازه ی کافی رسيدگی خواهد شد. اين موضوع به من کمک می کند در بازهی زمانی مرتبط با يک موضوع کاری، به موضوع کاری ديگری فکر نکنم و بر امور جاری متمرکز بمانم. لازم است در اين برنامه ريزی ملاحظاتی رعايت گردد:
ü برنامه ريزی زمانی به گونه ای انجام پذيرد که 60 تا 70 درصد از فعاليت های جاری بنده، در قلمرو نبوغ، استعداد ها و توانمندی های من تعريف گردد و باقی فعاليت ها (در صورتی که ظرفيت 30 تا 40 درصدی زمان من برای انجام آن ها کافی نيست) دسته بندی شده تا برای برون سپاری و يا جذب نيروی مناسب اقدام گردد.
ü دست کم 10 تا 15 ساعت در هفته از زمان من برای انجام امور شخصی آزاد باشد.
ü ايجاد تقويم زمانی تمامی فعاليت ها و رصد و مديريت آن.
ü برنامهریزی و هماهنگی جلسات، مصاحبهها و سفرها
ديگر اموری که انجام آن در حيطه ی وظايف دستيار اجرايی تعريف می گردد از اين جمله است:
ü مستند کردن روالها و ساخت تمپليت برای امور تکرار پذير.
ü آماده سازی گزارشات و ارائه ها
ü دریافت ایمیلها، اولویتبندی و دستهبندی آنها و همچنين آمادهسازی ایمیلهای ارسالی (تهيه درفت)
ü مديريت امور عمومی دفتر از جمله آرشيو کردن مستندات، پاسخگويی به تماس ها، مديريت رفت و آمد ها، ميزبانی از مهمانان، هماهنگی با گروه های کاری، هماهنگی با دفاتر شهرستان و اموری از اين دست
ü ايجاد هماهنگی بين ديگر پرسنل دفتر تهران
ü تدوين برنامه زمانی برای کليه مراجعات در تمامی سطوح
مهارتها و شرایط احراز:
ü منظم و با دیسپلین
ü توانایی ارتباط خوب
ü تسلط بر زبان انگلیسی (دست کم در ريدينگ)
ü یادگیرنده و اهل مطالعه
ü فرآیند محور و توانایی انجام کارهای تکرار شونده که برای یک سیستم مدیریتی خوب نیاز هستند.
ü توانايی مستند سازی
ü داشتن دانش استراتژیک کسبوکاری
ü مهارتهای کامپیوتری و اینترنتی قوی
ü توانایی کار با انواع تقویمهای آنلاین به ویژه Google calender
ü توانایی کار با ابزارهایی همچون Google Sheet و Google Docs
ü توانايی کار با نرم افزار های گروه آفيس مخصوصا پاورپوينت
ü داشتن دستکم ۲ سال تجربهی کاری
ساعت کاری و محل خدمت:
ساعت کاری از ساعت 10 الی 19، به صورت حضوری است و محل کار واقع در تهران، خيابان وليعصر، برج ملت می باشد.
مهارتهای مورد نیاز
- امور اجرایی
- Microsoft Office
- امور اداری
- دستیاری
- هماهنگی جلسات
- پیگیری امور
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست