استخدام مسئول دفتر مدیر عامل(خانم)
شرح موقعیت شغلی
شرح وظایف و مهارت های کاری :
- بایگانی مدارک ،مستندات وپیام های الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه
- جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام های تلفنی و نمابر و فکس ،پست و .. به مدیر
- دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده ( زبان انگلیسی )
- تایپ نامه ها و گزارشات محوله
- جوابگویی به ارباب رجوع وتنظیم وعده ملاقت انها
- رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
- حفاظت گفتار و حفظ حریم خصوصی مدیر و مراجعان
- دریافت،تفکیک و دسته بندی بندی نامه ها و گزارش ها و پرونده ها
- برخورد مناسب با مراجعین وخوش رو و خوش برخورد عمل کردن در هنگام صحبت با مراجعین و پاسخگویی کامل به آنها
- تماس و پر کردن تایم تایم های ملاقات و یادآوری به افراد جهت مراجعه
..........................................................................................................................................................................................
- آشنایی با ضوابط و مقررات اداری و اطلاعات پرسنلی
- -آشنایی با همکاران و افرادی که زیر مجموعه آن مجموعه در حال فعالیت می باشند.
- -پاسخگویی به مراجعین و آشنایی با مکامله صحیح تلفنی
- -آشنایی به چگونگی ابلاغ دستورات و سفارشات مدیر به مجموعه
- -تونایی مدیریت موثر زمان
- -تونایی برنامه ریزی و هماهنگی فعالیت ها در حیطه کاری
- -آشنایی باآداب معاشرت و تشریفات اداری
- -توانایی بایگانی
- -آشنایی با-اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی
- -دقت و توجه به جزئیات و حافظه فعال و قوی
- -داشتن اطلاعاتی در مورد آن شرکت و یا آن اداره ای که در آن مشغول است
- -مهارت در تایپ وآشنایی با برنامه های آفیس کامپیوتری
- -آشنایی با پذیرایی و تشریفات پذیرایی
مشخصات فردی :
- – دارای روابط عمومی بالا و تونایی برقراری ارتباط در محیط کار
- -ظاهر وپوشش مناسب در محیط کار
- -داشتن اعتماد به نفس بالا خصوصا در هنگام صحبت تلفنی و مواجه با مشتریان
- -اعتماد به نفس و قدرت سازگاری با موقعیت های متفاوت
- -رفتار اجتماعی مناسب و صمیمی و خوش رو بودن
- -اطلاعات عمومی قوی و چک کردن هر روز تقویم
- -راز داری و متعهد بودن
- -وقت شناسی و انضباط کاری
مهارت‌های مورد نیاز
- مکاتبات اداری
- Microsoft Office
- بایگانی
- پاسخگویی به تلفن
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن