استخدام منشی و مسئول دفتر(خانم)
شرح موقعیت شغلی
شرح خدمات مشنی
مهم‌ترین مسئولیت‌های منشی در زیر آمده است :
ü پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق
ü دریافت فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه.
ü ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق
ü برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
ü یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه
ü آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده.
ü دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
ü تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید.
ü تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
ü ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل،پست،پیک و …)
ü کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن .
ü کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخ‌گویی به آن.
ü شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره
ü نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه ، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی
ü پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق .
ü پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع حضوری .
ü کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
ü تکمیل فرم گزارش و ورد و خروج ( تایم شیت) در صورت نیاز و اعلام مسئول مافوق.
ü پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه .
ü شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل ،چاپ و … جهت انجام خدمات اداری
ü هماهنگی با تأمین‌کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی ،پیک و …
ü هماهنگی و خرید لوازم التحریر و سایر ملزومات اداری برای پرسنل با تایید مسئول
ü تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
ü پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته.
ü دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده.
ü اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
ü تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز ( کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی )
ü جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های موردنیاز مسئول مافوق.
ü محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه .
ü پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان
ü محافظت و مراقبت از اموال مورداستفاده نظیر کامپیوتر و …
ü رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
ü رعایت موارد ایمنی در حین انجام فعالیت‌ها.
ü انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.
ü نظافت و حفاظت از وسایل و لوازم آبدارخانه بصورت روزانه
ü تهیه لیست و خرید مایحتاج آبدارخانه
مهارت‌های مورد نیاز
- Microsoft Office
- امور اداری
- پیگیری امور
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
حقوق
- حقوق حقوق پایه (وزارت کار)
جنسیت
- زن