استخدام مسئول دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
شرح وظایف مسئول دفتری (وظایف مسئول دفتر)
۱:تنظیم برنامه ها و تعیین و تنظیم قرار ملاقات ها
۲:بایگانی مدارک، مستندات و پیام های الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه
۳:جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام های تلفنی و نمابر و فکس، پست و .. به مدیر
۴:دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
۵:تایپ نامه ها و گزارشات محوله
۶: جوابگویی به ارباب رجوع وتنظیم وعده ملاقت آنها
۷:رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
۸:حفاظت گفتار و حفظ حریم خصوصی مدیر و مراجعان
۹:کنترل روزانه صندوق پستی، ایمل ها و سایر مبادی دریافت مکاتبات
۱۰:دریافت، تفکیک و دسته بندی بندی نامه ها و گزارش ها و پرونده ها
۱۱:محافظت و حراست از اموال شرکت
۱۲:چک و بررسی کردن موارد ایمنی در محل کار
۱۳برخورد مناسب با مراجعین وخوش رو و خوش برخورد عمل کردن در هنگام صحبت با مراجعین و پاسخگویی کامل به آنها
۱۴: تماس و پر کردن تایم های ملاقات و یادآوری به افراد جهت مراجعه
ویژگی های یک مسئول دفتر حرفه ای (مهارتهای مسئول دفتر):
ویژگی ها و مهارت های عمومی از قبیل:
– دارای روابط عمومی بالا و تونایی برقراری ارتباط در محیط کار
-ظاهر وپوشش مناسب در محیط کار
-داشتن اعتماد به نفس بالا خصوصا در هنگام صحبت تلفنی و مواجه با مشتریان
-اعتماد به نفس و قدرت سازگاری با موقعیت های متفاوت
-رفتار اجتماعی مناسب و صمیمی و خوش رو بودن
-اطلاعات عمومی قوی و چک کردن هر روز تقویم
-راز داری و متعهد بودن
-وقت شناسی و انضباط کاری
و…
–مهارت های تخصصی مسئول دفتر شامل:
-آشنایی با ضوابط و مقررات اداری و اطلاعات پرسنلی
-آشنایی با همکاران و افرادی که زیر مجموعه آن مجموعه در حال فعالیت می باشند.
-پاسخگویی به مراجعین و آشنایی با مکامله صحیح تلفنی
-آشنایی به چگونگی ابلاغ دستورات و سفارشات مدیر به مجموعه
-تونایی مدیریت موثر زمان
-تونایی برنامه ریزی و هماهنگی فعالیت ها در حیطه کاری
-آشنایی باآداب معاشرت و تشریفات اداری
-توانایی بایگانی
-آشنایی با-اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی
-دقت و توجه به جزئیات و حافظه فعال و قوی
-داشتن اطلاعاتی در مورد آن شرکت و یا آن اداره ای که در آن مشغول است
-مهارت در تایپ وآشنایی با برنامه های مایکروسافت آفیس
-آشنایی با پذیرایی و تشریفات پذیرایی
مهارتهای مورد نیاز
- هماهنگی جلسات
- بایگانی مدارک
- پاسخگویی به تلفن
- تایپ
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
حقوق
- حقوق از ۱,۰۰۰,۰۰۰ تا ۲,۵۰۰,۰۰۰ تومان
جنسیت
- زن