استخدام مسئول دفتر مدیرعامل(خانم)
شرح موقعیت شغلی
تنظیم و هماهنگی برنامه ها و قرار ملاقات ها
پیگیری دستورات صادر شده از سوی مدیرعامل
سابقه انجام کار با نرم افزارهای مکاتبات اداری(چارگون، فرزین، برید و...)
کنترل کلیه ورود و خروجها به دفتر مدیرعامل
ثبت و بایگانی کلیه مدارک الکترونیکی و کاغذی خصوصی یا محرمانه
انجام هماهنگی های لازم برای تنظیم وتشکیل جلسات و کارگروه هایی که مدیران در آن عضویت و مشارکت دارد.
جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام های تلفنی و نمابر و فکس و پست
دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
دریافت اوراق - گزارشات و مكاتبات تایپ شده و كنترل ضمائم و به امضاء رساندن آنها
تایپ، تهیه مکاتبات اداری مورد نیاز و دعوتنامه های مرتبط با جلسات مدیران
انجام امور نامه نگاری و مکاتبات سازمانی و دسته بندی آن
پیگیری دستورهای صادره از مدیر در واحد های سازمانی و شرکت های دیگرتا حصول نتیجه
نظارت بر خدمات پذیرایی و سایر خدمات مورد نیاز دفتر
جمع آوری آمار و اطلاعات از واحد های مختلف جهت تنظیم گزارشات عملکرد
بررسی مفاد صورتجلسات جهت اقدام به موقع و تهیه ی گزارش برای مدیر عامل
دعوت شخص یا اشخاص جهت شرکت در جلسات به تشخیص مدیرعامل
ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیتها
تنظیم وقت اتاق جلسات جهت برگزاری جلسات و عدم تداخل آنها
پیگیری نامه های پاراف شده به مدیران تا حصول نتیجه
پیگیری سایر امور ابلاغی مدیر عامل
دارای ارتباطات قوی و موثر
توانمندی بالای مذاکره
توانایی کار تیمی
هوش هیجانی بالا
تسلط بر وورد، اکسل و پاورپوینت
آشنایی با نرم افزارهای مکاتبات اداری
آشنایی با زبان انگلیسی
پیگیری دستورات صادر شده از سوی مدیرعامل
سابقه انجام کار با نرم افزارهای مکاتبات اداری(چارگون، فرزین، برید و...)
کنترل کلیه ورود و خروجها به دفتر مدیرعامل
ثبت و بایگانی کلیه مدارک الکترونیکی و کاغذی خصوصی یا محرمانه
انجام هماهنگی های لازم برای تنظیم وتشکیل جلسات و کارگروه هایی که مدیران در آن عضویت و مشارکت دارد.
جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام های تلفنی و نمابر و فکس و پست
دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
دریافت اوراق - گزارشات و مكاتبات تایپ شده و كنترل ضمائم و به امضاء رساندن آنها
تایپ، تهیه مکاتبات اداری مورد نیاز و دعوتنامه های مرتبط با جلسات مدیران
انجام امور نامه نگاری و مکاتبات سازمانی و دسته بندی آن
پیگیری دستورهای صادره از مدیر در واحد های سازمانی و شرکت های دیگرتا حصول نتیجه
نظارت بر خدمات پذیرایی و سایر خدمات مورد نیاز دفتر
جمع آوری آمار و اطلاعات از واحد های مختلف جهت تنظیم گزارشات عملکرد
بررسی مفاد صورتجلسات جهت اقدام به موقع و تهیه ی گزارش برای مدیر عامل
دعوت شخص یا اشخاص جهت شرکت در جلسات به تشخیص مدیرعامل
ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیتها
تنظیم وقت اتاق جلسات جهت برگزاری جلسات و عدم تداخل آنها
پیگیری نامه های پاراف شده به مدیران تا حصول نتیجه
پیگیری سایر امور ابلاغی مدیر عامل
دارای ارتباطات قوی و موثر
توانمندی بالای مذاکره
توانایی کار تیمی
هوش هیجانی بالا
تسلط بر وورد، اکسل و پاورپوینت
آشنایی با نرم افزارهای مکاتبات اداری
آشنایی با زبان انگلیسی
مهارتهای مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- Microsoft Office
- مکاتبات اداری
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن