استخدام مسئول دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
ساماندهی امور اداری و دفتری حوزۀ مدیرعامل.
دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی.
تنظیم برنامه های روزانه، جلسه ها، ملاقات ها، سفرها و بازدیده.
تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه ها و مستندات مورد نیاز.
پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه.
گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی.
تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آن ها.
رسیدگی به کلیه تماس های تلفنی، سؤالات، بازدیدکنندگان و مکاتبات ورودی و مسیر مطابق آن.
حفظ سیستم بایگانی و پایگاه داده فعلی و جستجوی راه هایی برای بهبود سیستم های فعلی.
انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مدیرعامل.
مدیر مستقیم: مدیرعامل و مدیر اداری.
مدت قرارداد آزمایشی: 1 ماه.
پیش نیاز ها:
داشتن روابط عمومی بالا.
توانایی انجام کار گروهی.
توانایی برقراری ارتباط مؤثر و داشتن روابط عمومی عالی.
مسلط به مایکروسافت آفیس.
مهارت های سازمانی قوی و توانایی اولویت بندی چندین کار به صورت یکپارچه با توجه شدید به جزئیات.
مهارت های عالی مدیریت زمان.
دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی.
تنظیم برنامه های روزانه، جلسه ها، ملاقات ها، سفرها و بازدیده.
تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه ها و مستندات مورد نیاز.
پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه.
گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی.
تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آن ها.
رسیدگی به کلیه تماس های تلفنی، سؤالات، بازدیدکنندگان و مکاتبات ورودی و مسیر مطابق آن.
حفظ سیستم بایگانی و پایگاه داده فعلی و جستجوی راه هایی برای بهبود سیستم های فعلی.
انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مدیرعامل.
مدیر مستقیم: مدیرعامل و مدیر اداری.
مدت قرارداد آزمایشی: 1 ماه.
پیش نیاز ها:
داشتن روابط عمومی بالا.
توانایی انجام کار گروهی.
توانایی برقراری ارتباط مؤثر و داشتن روابط عمومی عالی.
مسلط به مایکروسافت آفیس.
مهارت های سازمانی قوی و توانایی اولویت بندی چندین کار به صورت یکپارچه با توجه شدید به جزئیات.
مهارت های عالی مدیریت زمان.
مهارت‌های مورد نیاز
- مکاتبات اداری
- هماهنگی جلسات
- پیگیری امور
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن