استخدام مسئول دفتر
شرح موقعیت شغلی
خلاصه شغل
- مسئول دفتر وظیفه اجرای کارهای اداری و بهینه‌سازی مراحل کار در دفتر را بر عهده خواهد داشت؛ همچنین با برنامه‌ریزی حرفه‌ای و ارائه اطلاعات موردنیاز، می‌تواند به همکاران و مدیران خود کمک کند. وی وظیفه مهمی را در شرکت ایفا می‌‌کند و باید به‌طور هم‌زمان، به درخواست‌ها، سؤالات و مشکلات افراد بسیاری پاسخ دهد.
وظایف و مسئولیت‌ها
- پاسخ به تماس‌های تلفنی و وصل‌کردن تماس‌ها به افراد مربوطه، در صورت لزوم؛
- مدیریت برنامه روزانه، هفتگی یا ماهانه و همچنین تنظیم جلسات و قرارهای جدید؛
- تهیه و توزیع مکاتبات، یادداشت‌ها و فرم‌ها؛
- تشکیل و به‌روز‌رسانی پرونده اطلاعات تماس کارمندان، مشتریان، تأمین‌کنندگان و شرکای خارجی؛
- پشتیبانی و تسهیل در تکمیل گزارشات منظم؛
- توسعه و نگهداری یک سیستم بهینه برای تشکیل پرونده؛
- بررسی مرتب میزان لوازم اداری و سفارشات سازمان؛
- تنظیم سفرها و مأموریت‌ها؛
- ثبت اسناد هزینه‌ها و همکاری در ارائه گزارشات.
الزامات و مهارت‌ها
- داشتن تجربه کاری به‌عنوان منشی یا دستیار اداری؛
- آشنابودن با فرایند سازمان‌های اداری و تکنیک‌های لازم برای بهینه‌سازی این فرایندها؛
- برخورداری از قابلیت‌های لازم برای انجام هم‌زمان چندین کار و مدیریت زمان؛
- داشتن مهارت‌های ارتباطی عالی، به‌صورت نوشتاری و کلامی؛
- داشتن رفتار حرفه‌ای؛
- داشتن مهارت در برنامه‌های MS Office؛
- داشتن مدرک کارشناسی (حداقل مدرک موردنیاز).
مهارت‌های مورد نیاز
- امور دفتری
- پیگیری امور
- Microsoft Office
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست