استخدام مسئول دفتر

شرح موقعیت شغلی

وظایف اصلی مسئول دفتر:

• انجام نامه نگاری‌های اداری، ارجاع به موقع مکاتبات به افراد مرتبط به منظور حصول اطمینان از اجرا یا اطلاع‌رسانی صحیح آن‌ها

• پاسخگویی مناسب به نامه‌ها، ایمیل‌ها و تلفن‌ها و مراجعین شرکت به منظور بهبود ارتباطات داخلی و خارجی

• زمانبندی و تنظیم مناسب قرار جلسات و انجام هماهنگی‌ و پیگیری‌های لازم برای برگزاری با کیفیت جلسات و رویدادها

• حصول اطمینان از انجام شایسته تشریفات و پذیرایی جلسات و رویدادها

• پیگیری امور اجرایی، مدیریت فضای داخلی و حفظ نظم و انضباط محیط

• انجام امور اداری و پیگیری‌ کلیه امور محوله از سوی مدیریت از قبیل تهیه گزارش‌ها، مدارک، مستندات و غیره به صورت صحیح و با دقت بالا تا حصول نتیجه

• امانت داری از اقلام و اطلاعات و متعهد به اصل عدم افشای اطلاعات و رازداری

• بایگانی و نگهداری مستندات به صورت دقیق و مشخص در راستای سهولت دسترسی آتی به این موارد

 

شرایط احراز:

• برخورداری از روابط عمومی قوی، خوش برخورد و دارای فن بیان قوی برای برقراری ارتباط موثر

• برخورداری از روحیه کار تیمی و تعامل با واحدهای کاری مختلف درون سازمانی و ذینفعان خارجی

• منظم، منضبط، وقت شناس و دارای دقت بالا در جزئیات

• توانایی بالا در یادگیری سریع مباحث جدید

• توانایی زمان‌بندی و مدیریت همزمان چندین کار

• توانایی شنود فعال و درک پیام‌های ارسال شده توسط مخاطبین

• مثبت‌نگری، اجتناب از بروز احساسات منفی و توانایی کار در شرایط استرس‌زا

• مسلط به مجموعه نرم افزاری Office

• آشنایی با سیستم‌ها و نرم افزارهای مکاتبات اداری

• آشنایی با مفاهیم مدیریت پروژه

• دارای دو سال سابقه کاری مفید

• تحصیلات کاردانی و بالاتر در یکی از رشته‌های مدیریت، روابط عمومی، ارتباطات و حوزه‌های مرتبط

• تسلط نسبی به چهار مهارت زبان انگلیسی

• آشنایی با مفاهیم حسابداری و تنخواه گردانی مزیت محسوب می‌شود.

مزایای شغل:

پرداخت منظم و مناسب حقوق

پاداش های دوره ای

وام و تسهیلات بلندمدت و کم بهره

بیمه تکمیلی مناسب

سهمیه آموزشی

 

مهارت‌های مورد نیاز

• امور اداری
• مکاتبات اداری
• پاسخگویی به تلفن
• تایپ

حداقل سابقه کار

• سه تا شش سال

جنسیت

• مهم نیست

وضعیت نظام وظیفه

• مهم‌ نیست

مشاهده آگهی‌های استخدام مشابه