استخدام مدیر داخلی
شرح موقعیت شغلی
خلاصه شغل:
ما به‌دنبال فرد ماهری در زمینه مدیریت داخلی هستیم که در سازماندهی و نظم‌دهی کارهای مربوط به دفتر مهارت داشته باشد. داشتن سابقه‌کار مرتبط، مزیت بزرگی محسوب می‌شود.
نقش شما به‌عنوان مدیر داخلی، برقراری نظم داخلی دفتر، مطمئن‌شدن از برقراری امنیت و سازماندهی مؤثر کارها و ارتباطات است؛ همچنین باید تجربه کاملی از کار با نرم‌افزارهای اداری، مانند ایمیل و پایگاه‌های داده داشته باشید و بتوانید وظایف مربوط به این شغل را به‌صورت دقیق و صحیح مدیریت کنید.
وظایف و مسئولیت‌ها
- ارسال نامه‌ها، مدیریت تدارکات و تجهیزات، نگهداری حساب‌ها؛
- تعیین برنامه جلسات و قرارها؛
- مدیریت و سازماندهی چیدمان تجهیزات اداری؛
- همکاری با مسئول منابع انسانی برای به‌روزرسانی خط‌مشی‌های اداری، در صورت لزوم؛
- سازماندهی مراحل و روندهای اداری؛
- هماهنگی با بخش IT برای اطمینان‌پیداکردن از فراهم‌بودن تجهیزات اداری؛
- پیگیری و اطمینان از پرداخت به‌موقع صورت‌حساب‌ها؛
- مدیریت مذاکرات با ارائه‌دهندگان خدمات و اجاره دفتر؛
- مدیریت بودجه و اطمینان از گزارش دقیق و به‌موقع موارد مالی؛
- ارائه پشتیبانی عمومی به ارباب‌رجوع؛
- معاونت در پروسه استخدام کارکنان جدید؛
- پاسخ به پرسش‌های کارمندان درباره مسائل مربوط به مدیریت دفتر؛
- ارتباط با مدیر تأسیسات و خدمات مربوط به نظافت، پذیرایی و ایمنی دفتر؛
- فعالیت در زمینه برگزاری همایش‌ها و جشن‌ها.
الزامات و مهارت‌ها
- داشتن سابقه‌کار مرتبط با مدیریت داخلی یا دستیار اداری؛
- آشنابودن با مسئولیت‌ها و روندهای سیستم‌های اداری؛
- داشتن مهارت کافی در نرم‌افزارهای آفیس؛
- داشتن تجربه کار با ماشین‌های اداری، مانند فکس، پرینتر و غیره؛
- آشنابودن با ابزار برنامه‌ریزی و زمان‌بندی ایمیل؛
- داشتن توانایی عالی در زمینه مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارها؛
- دقیق‌بودن در جزئیات و برخورداری از مهارت حل مسئله؛
- داشتن مهارت‌های قوی در سازماندهی و برنامه‌ریزی سریع؛
- برخورداری از ذهن خلاق و توانا در ارائه پیشنهادات سازنده؛
- داشتن مدرک در رشته‌های مدیریتی، مزیت محسوب می‌شود.
مهارت‌های مورد نیاز
- مدیریت داخلی
- امور داخلی
- هماهنگی امور
- کنترل و نظارت
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- معافیت دائم پایان خدمت