استخدام مسئول دبیرخانه
شرح موقعیت شغلی
- کنترل کلیه ضمایم و پیوست های نامه های وارده و صادره و رفع نواقص آنها
- هر نامه، دستورالعمل و بخشنامه‌ای (اعم از وارده و صادره) که وارد دبیرخانه می‌شود، با روشی استاندارد در اتوماسیون ثبت و سپس بایگانی گردد.
- ارجاع نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها بر اساس ضوابط و گیرندگان آنها
- پیگیری سوابق نامه‌ها، پرونده ها و مستنداتی که توسط واحدها درخواست می‌شود و ارسال برای آنها
- ثبت رسید نامه‌ها، مدارک و مستندات
- اسکن و دسته‌بندی و نگهداری تمامی نامه‌ها، مستندات، پرونده‌ها و سوابق مطابق اصول بایگانی
- حفظ محرمانگی مستندات و مدارک طبقه‌بندی شده سازمان و نظارت بر آنها
- استانداردسازی و یکپارچه‌سازی فرآیند بایگانی و امور دبیرخانه در واحدهای مختلف سازمان
- ارائه گزارش از مکاتبات سازمان و وضعیت آنها در واحدهای مختلف
- ارسال کلیه مکاتبات اداری سازمان، اعم از نامه‌های پستی یا فکس برای سازمان‌های خارجی یا واحدهای داخل
- پیگیری امور مرتبط با دفتر مدیر عامل وامور محوله
- ارتباط با واحدهای مختلف داخل مجموعه و هلدینگ
دانش و مهارت تخصصی و عمومی
- آشنایی و کار با اتوماسیون های اداری ترجیحا اتوماسیون اداری گام
- توانایی کار در شرایط فشار و پیک کاری
- حداقل 1 سال تجربه کار به عنوان مسئول دبیرخانه
- دارا بودن مهارت های امور اداری و دفتری، نامه نگاری، ثبت و بایگانی اسناد و مدارک، طبقه بندی و کدینگ اسناد، مهارت های گزارش نویسی و گزارش دهی
- آشنا به زبان انگلیسی
- حداقل 25 و حداکثر 35 سال سن
- صبور و دارای پشتکار و علاقمند به کارهای اداری
مهارت‌های مورد نیاز
- مکاتبات اداری
- امور بایگانی و دبیرخانه
- امور اداری
- امور اداری و دبیرخانه
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- معافیت تحصیلی معافیت دائم پایان خدمت