استخدام دستیار مدیر عامل (آقا)

دستیار اجرایی مدیرعامل، بازوی اجرایی مدیرعامل در پیگیری، هماهنگی، نظارت و به نتیجه رساندن تصمیمات، پروژه‌ها و مأموریت‌های سازمان است. این جایگاه مسئول ایجاد هماهنگی مؤثر میان مدیرعامل و واحدهای سازمان، پایش اجرای مصوبات، پیگیری امور محوله و ارائه گزارش‌های مدیریتی بوده و در حدود اختیارات تفویض‌شده، در غیاب مدیرعامل نسبت به تصمیم‌گیری در امور جاری اقدام می‌نماید.

وظایف و مسئولیت‌ها
۱- پیگیری دستورات و تصمیمات مدیرعامل
*پیگیری اجرای دستورات، مصوبات و مأموریت‌های ابلاغی مدیرعامل.
* اخذ گزارش پیشرفت از واحدهای سازمان.
* شناسایی موانع اجرای تصمیمات و پیگیری رفع آن‌ها.
* ارائه گزارش‌های منظم از وضعیت اجرای دستورات.

۲- پیگیری مصوبات هیئت‌مدیره و کمیته‌های سازمان
* پیگیری اجرای مصوبات هیئت‌مدیره، کمیته‌های تخصصی و جلسات راهبردی.
* هماهنگی با واحدهای مسئول جهت اجرای مصوبات.
* کنترل زمان‌بندی اجرای مصوبات.
* ارائه گزارش وضعیت اجرای مصوبات به مدیرعامل.

 ۳- هماهنگی بین واحدهای سازمان
* ایجاد هماهنگی میان واحدهای مختلف جهت پیشبرد مأموریت‌های سازمان.
* تسهیل ارتباط مدیرعامل با مدیران و مسئولان واحدها.
* پیگیری رفع موانع بین واحدی.
* هماهنگی اجرای پروژه‌های مشترک.

۴- مدیریت مأموریت‌ها و پروژه‌های ویژه
* برنامه‌ریزی، هماهنگی و پیگیری پروژه‌ها و مأموریت‌های ویژه محوله از سوی مدیرعامل.
* کنترل پیشرفت اقدامات.
* تهیه گزارش نهایی از نتایج مأموریت‌ها.

 ۵- نمایندگی مدیرعامل
 * انجام امور محوله مدیرعامل به جایگزینی ایشان در زمان نبود ایشان
* حضور در جلسات داخلی و خارجی در صورت ابلاغ مدیرعامل.
* انتقال سیاست‌ها، تصمیمات و نظرات مدیرعامل به واحدها.
* دریافت بازخورد و ارائه گزارش به مدیرعامل.

۶- تصمیم‌گیری در غیاب مدیرعامل
* اتخاذ تصمیم در امور جاری در چارچوب اختیارات تفویض‌شده.
* حفظ انسجام امور اجرایی سازمان.
* ارجاع موضوعات خارج از حدود اختیارات به مدیرعامل.

  ۷- پایش عملکرد پروژه‌ها و اقدامات اجرایی
* کنترل وضعیت پروژه‌های مهم سازمان.
* پایش پیشرفت برنامه‌های اجرایی.
* اعلام انحرافات، ریسک‌ها و تأخیرها.
* پیشنهاد اقدامات اصلاحی.

 ۸- تهیه گزارش‌های مدیریتی
* تهیه گزارش‌های تحلیلی و مدیریتی.
* تدوین داشبوردهای مدیریتی.
* جمع‌آوری اطلاعات موردنیاز مدیرعامل.
* ارائه گزارش‌های دوره‌ای از عملکرد واحدها.

 ۹- مشارکت در بهبود فرآیندهای سازمان
* شناسایی مشکلات اجرایی.
* ارائه پیشنهادهای اصلاحی.
* پیگیری اجرای اقدامات بهبود.
* همکاری در ارتقای بهره‌وری سازمان.


اختیارات

* دریافت اطلاعات، گزارش‌ها و مستندات از تمامی واحدهای سازمان.
* پیگیری مستقیم اجرای دستورات مدیرعامل.
* دعوت مدیران و کارشناسان به جلسات هماهنگی در چارچوب مأموریت‌های محوله.
* اعلام تذکر در خصوص تأخیر در اجرای دستورات مدیرعامل.
* ارائه پیشنهاد اصلاح فرآیندها و روش‌های اجرایی.
* تصمیم‌گیری در امور جاری در حدود اختیارات تفویض‌شده توسط مدیرعامل.
* نمایندگی مدیرعامل در موضوعات محوله.

 شاخص‌های ارزیابی عملکرد (KPI)

* درصد تحقق دستورات مدیرعامل در زمان مقرر.
* درصد اجرای مصوبات هیئت‌مدیره و کمیته‌ها.
* میانگین زمان پیگیری و خاتمه مأموریت‌ها.
* میزان تحقق برنامه‌های زمان‌بندی پروژه‌ها.
* تعداد موانع اجرایی برطرف‌شده.
* کیفیت و دقت گزارش‌های مدیریتی.
* میزان رضایت مدیرعامل از کیفیت پیگیری‌ها و هماهنگی‌ها.
* کاهش تأخیر در اجرای تصمیمات سازمان.

شرایط احراز

 تحصیلات

حداقل مدرک کارشناسی در یکی از رشته‌های زیر:

* مدیریت
* مهندسی صنایع
* مدیریت پروژه
* MBA
* اقتصاد
* یا سایر رشته‌های مرتبط

سابقه کار
* حداقل ۵ سال سابقه فعالیت در حوزه‌های مدیریتی، اجرایی یا مدیریت پروژه.
* سابقه همکاری در دفتر مدیرعامل یا مدیریت عملیات مزیت محسوب می‌شود.

 دانش تخصصی

* اصول مدیریت سازمان
* مدیریت پروژه
* مدیریت فرآیندها
* برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
* گزارش‌نویسی مدیریتی
* تحلیل مسائل سازمانی
* آشنایی با قوانین و مقررات اداری


مهارت‌ها

* قدرت پیگیری بسیار بالا
* توان هماهنگی میان واحدهای مختلف
* قدرت تصمیم‌گیری
* برنامه‌ریزی و مدیریت زمان
* گزارش‌نویسی حرفه‌ای
* توان تحلیل مسائل
* مهارت مذاکره و ارتباطات سازمانی
* تسلط بر Microsoft Office به‌ویژه Excel، Word و PowerPoint
* توان مدیریت همزمان چند مأموریت


شایستگی‌های رفتاری

* مسئولیت‌پذیری
* امانتداری و حفظ محرمانگی اطلاعات
* نظم و انضباط فردی
* نتیجه‌گرایی
* قدرت نفوذ سازمانی
* قاطعیت همراه با احترام
* مهارت حل مسئله
* انعطاف‌پذیری
* تاب‌آوری در شرایط فشار کاری
* روحیه کار تیمی
* دقت و توجه به جزئیات
* پیگیری مستمر تا حصول نتیجه