استخدام مسئول دفتر مدیر عامل
شرح موقعیت شغلی
شرایط احراز:
1- مسلط به زبان انگلیسی (Advanced) (بسیار مهم)
2- مسلط به تایپ فارسی و لاتین. (بسیار مهم)
3- مسلط به امور اداری و دفتری.
4- مسلط به کار با کامپیوتر.
5- مسلط به نرم‌افزارهای آفیس و اینترنت.
6- مسلط به امور بایگانی.
7- مسلط به تنخواه‌گردانی.
8- حداقل سه سال سابقه کاری مرتبط.
9- محدوده سنی: 26 تا 36 سال.
10- ظاهر موجه و مرتب.
11- دقت و توانایی هماهنگی امور.
12- روابط عمومی قوی.
13- روحیه کار تیمی.
14- وقت‌شناس و منظم.
شرح وظایف و مسئولیت ها
1- برنامه‌ریزی امور دفتر از طریق زمانبندی برنامه‌های مدیر، هماهنگی جلسات، کنفرانس‌ها، ماموریت‌ها، مسافرت‌ها و مرخصی‌ها.
2- سازماندهی امور دفتر از طریق بررسی و پاسخگویی به مکاتبات، جمع‌آوری اطلاعات، برقراری ارتباطات تلفنی و الکترونیکی.
3- مدیریت نیازمندی‌های دفتر از طریق چک کردن مداوم تجهیزات و ابزارهای مورد نیاز، بررسی کاستی‌ها، پیش‌بینی نیازمندی‌ها و انجام پیگیری‌های لازم جهت فراهم کردن آنها.
4- تهیه‌ی اطلاعات مورد نیاز مدیر از طریق تهیه‌ی رونوشت، ساختاردهی، ویرایش و انتقال متن، داده و نمودارهای گرافیکی.
5- تهیه، تنظیم، پیگیری و انجام امور مربوط به جمع‌آوری، آماده سازی و تایپ نامه یا گزارش‌های مورد نیاز مدیر مربوطه و دفتر.
6- انجام پیگیری‌های لازم جهت دریافت گزارش‌های مورد نیاز دفتر از واحدها یا افراد ذیربط جهت ارائه به مدیر.
7- جمع‌آوری، مستندسازی و بایگانی کلیه‌ی مدارک مربوط به حوزه مسئولیت یا مورد نیاز مدیر به صورت فیزیکی یا الکترونیکی به منظور تسهیل دسترسی به مدارک در مواقع لزوم.
8- تفکیک نامه‌ها و تنظیم کارتابل بر مبنای اهمیت و اولویت نامه ها و گزارش‌ها.
9- انجام امور مربوط به ماموریت و سفرهای کاری مدیر و کارکنان واحد شامل دریافت تایید حکم ماموریت، تهیه بلیط ایاب و ذهاب، هماهنگی با محل اقامت و..
دریافت، کنترل، بررسی و دسته بندی نامه ها و گزارش‌های ارسال شده به واحد به منظور ارجاع آنها به مسئول مربوطه.
10-ابلاغ دستورات و پیام های مافوق به واحدهای تابعه و اشخاص مورد نظر در زمان مقرر و انجام پیگیری های لازم در صورت لزوم و بنابه دستور مافوق.
11- انجام هماهنگی‌ها و پیگیری‌های لازم جهت دسترسی مدیر به وسایل نقلیه پس از جلسات برون سازمانی.
12- سایر امور جاری دفتر.
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- امور دفتری
- Microsoft Office
- پیگیری امور
- تایپ
زبان‌های مورد نیاز
- انگلیسی
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- پایان خدمت