استخدام مسئول دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
- پاسخگویی به تلفن ها
- تنظیم لیست متقاضیان ملاقات با مدیریت و بررسی با مافوق و در نهایت تعیین وقت ملاقات برای آنها
- تنظیم ساعات جلسات عمومی مجموعه و مطلع ساختن مقامات یا افراد شرکت کننده در جلسات
- تسلط کامل به نحوه کار با دستگاههای فکس، سیستم های تلفن و ضبط صدا، ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری
- کنترل ورود و خروج افراد و مهمانان به ساختمان
- پاسخگویی به مراجعان داخل و خارج از شرکت و راهنمایی آنها
- انجام هماهنگی های لازم جهت پذیرایی، قبل از ورود مهمان
- نظارت بر فعالیت های خدماتی صورت گرفته در مجموعه از قبیل نظافت، پذیرایی، خرید ملزومات مورد نیاز و ...
- کنترل موجودی اقلام و ملزومات مورد نیاز مجموعه و تهیه لیست خرید مورد نیاز و ارائه به مدیر مافوق
- جستجو و تکمیل و نگهداری اطلاعات مربوط به نمایشگاهای برگزار شده مرتبط با حوزه فعالیت مجموعه در داخل و خارج از کشور و ارائه گزارش های مربوطه به مدیریت و یادآوری و پیگیری جهت انجام اقدامات لازم جهت شرکت در نمایشگاهها
- تنظیم لیست متقاضیان ملاقات با مدیریت و بررسی با مافوق و در نهایت تعیین وقت ملاقات برای آنها
- تنظیم ساعات جلسات عمومی مجموعه و مطلع ساختن مقامات یا افراد شرکت کننده در جلسات
- تسلط کامل به نحوه کار با دستگاههای فکس، سیستم های تلفن و ضبط صدا، ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری
- کنترل ورود و خروج افراد و مهمانان به ساختمان
- پاسخگویی به مراجعان داخل و خارج از شرکت و راهنمایی آنها
- انجام هماهنگی های لازم جهت پذیرایی، قبل از ورود مهمان
- نظارت بر فعالیت های خدماتی صورت گرفته در مجموعه از قبیل نظافت، پذیرایی، خرید ملزومات مورد نیاز و ...
- کنترل موجودی اقلام و ملزومات مورد نیاز مجموعه و تهیه لیست خرید مورد نیاز و ارائه به مدیر مافوق
- جستجو و تکمیل و نگهداری اطلاعات مربوط به نمایشگاهای برگزار شده مرتبط با حوزه فعالیت مجموعه در داخل و خارج از کشور و ارائه گزارش های مربوطه به مدیریت و یادآوری و پیگیری جهت انجام اقدامات لازم جهت شرکت در نمایشگاهها
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- Microsoft Office
- پاسخگویی به تلفن
- مکاتبات اداری
- هماهنگی جلسات
- تایپ
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
جنسیت
- زن