استخدام منشی (خانم)
شرح موقعیت شغلی
شرکت نوآوران زیرساخت ابری داروگ به منظور ارایه خدمات در حوزه سرویس های ابری و بستر های زیرساختی موسوم به "مبتنی بر نرم افزار" در موقعیت شغلی "منشی" اقدام به جذب نیرو می نماید. . شما در این موقعیت شغلی به عنوان منشی با تیم مدیریت و دیگر تیم ها همکاری میکنید.
مسئولیت ها
- بایگانی و محافظت و نگهداری مستندات و پیام‌ها و نامه های کاغذی و الکترونیکی
- تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران
- تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی
- دریافت و رسیدگی به ایمیل‌های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
- پاسخگویی به نامه‌ها و ایمیل‌های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان
- پاسخگویی به تلفن‌ها
- رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
- آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
- کار با ماشین فکس، سیستم‌های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری
- تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و دستوری آن‌ها
- کار با برنامه‌های کامپیوتری مانند Excel، Word و سایر نرم‌افزارهای دفتری
- سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت
- همکاری با سازمان‌ها و مشتریان مربوطه
- انجام امور مربوط به نامه‌نگاری‌ها و مکاتبات اداری مانند تهیه پیش نویس نامه ها و اخذ تایید از مسئول مربوطه، شماره گذاری نامه، دریافت نامه های ورودی و تحویل به کیرنده مربوطه در شرکت، ارسال و اخذ تایید دریافت نامه از گیرنده، بایگانی نامه های رسمی و غیره
- پاسخگویی به ارباب و رجوع حضوری
- کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
- هماهنگی با تأمین‌کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی ،پیک و …
- تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق
- هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان
- پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته
- دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده
- اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
- تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز (کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی)
- جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های موردنیاز مسئول مافوق
- تهیه و تدوین گزارشات مورد نیاز برای مدیریت
- تایپ ، ویرایش و غلط گیری املایی، انشایی متون مختلف تدوین شده در شرکت
- انجام پیگیری های ممتد اجرایی تا حصول به نتیجه
- تعامل با تیم فروش جهت پیگیری فاکتورها، پیش فاکتورها و پیگیری های وصول مطالبات
نیازمندی ها
- حداقل دو سال تجربه مشابه
- پیگیر و صبور
- روابط عمومی بالا
- مسئولیت‌پذیری
- توانایی اولویت‌بندی کارها
- مدیریت استرس
- تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان
- تسلط بر نرم‌افزارهای Office
- اصول و فنون مذاکره حضوری و تلفنی
- تسلط به تایپ فارسی و انگلیسی
- مهارت‌های نوشتاری و گفتاری خوب
- مهارت سازماندهی و مدیریت زمان و برقراری هماهنگی بین مدیران و مسئولین بخش‌های مختلف
- آشنایی با دستور زبان و نحوه نامه‌نگاری
- رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس
- متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت همراه با توجه به جزییات
- انعطاف‌پذیر
- رازداری
داشتن هریک از مهارت های زیر به عنوان امتیاز محسوب میشود.
- تجربه کار فرایند محور
- تجربه کار با یک نرم افزار CRM
مزایا
- امکان استفاده از امکانات درمانی، ورزشی و رفاهی
- تسهیلات شرکت در دوره های آموزشی
- امکان توسعه مهارت های فردی و شغلی
- امکان استفاده از وام پرسنلی
مهارت‌های مورد نیاز
- پاسخگویی به تلفن
- امور اداری
- Microsoft Office
- مکاتبات اداری
- پیگیری امور
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
جنسیت
- زن