استخدام مسئول دفتر مدیرعامل (خانم)
شرح موقعیت شغلی
شرکت بارمان پارسه امرتات زیر مجموعه شرکت های گروه مالی گردشگری در نظر دارد در راستای توسعه ساختار اداری و سازمانی خود، از افراد منظم، مسئولیتپذیر، دقیق و دارای روابط عمومی مناسب برای همکاری در جایگاه مسئول دفتر مدیرعامل دعوت به همکاری مینماید.
شرح وظایف و مسئولیتها
- مدیریت و برنامهریزی جلسات، قرارهای کاری و برنامه روزانه مدیرعامل
- هماهنگی جلسات داخلی و برونسازمانی و پیگیری برنامهها و مصوبات
- انجام مکاتبات اداری و تهیه، تنظیم و ثبت نامههای رسمی و سازمانی
- مدیریت نامههای وارده و صادره و پیگیری مکاتبات تا حصول نتیجه
- بایگانی و طبقهبندی اصولی اسناد، قراردادها، مکاتبات و مدارک شرکت
- تنظیم دستور جلسات، صورتجلسات و مستندسازی موضوعات مطرحشده در جلسات
- هماهنگی جلسات هیأتمدیره، مدیران و واحدهای مختلف شرکت
- پاسخگویی و مدیریت تماسهای تلفنی و مراجعات مرتبط با دفتر مدیریت
- هماهنگی ملاقاتها با مدیران، مشتریان، شرکای تجاری و سایر اشخاص و سازمانها
- پیگیری دستورات و ارجاعات مدیرعامل از واحدهای مختلف و ارائه گزارش وضعیت
- تهیه گزارشهای اداری و مدیریتی موردنیاز دفتر مدیرعامل
- مدیریت تقویم کاری، یادآوری جلسات، سررسیدها و موضوعات مهم
- هماهنگی امور مربوط به مأموریتها، جلسات خارج از شرکت و برنامههای سازمانی
- حفظ و نگهداری محرمانه اسناد، اطلاعات، مذاکرات و مکاتبات مدیریت
- ایجاد هماهنگی مؤثر میان دفتر مدیرعامل و واحدهای مختلف سازمان
شایستگیها و مهارتهای مورد نیاز
- تسلط مناسب به نامهنگاری و مکاتبات رسمی و اداری
- آشنایی کامل با اصول بایگانی، دبیرخانه و مدیریت اسناد
- تسلط به نرمافزارهای Microsoft Office به ویژه Word ، Excel و Outlook
- توانایی تنظیم حرفهای صورتجلسه، گزارش و مکاتبات سازمانی
- توانایی برنامهریزی و مدیریت همزمان چند موضوع و اولویت کاری
- روابط عمومی بالا و برخورد حرفهای در ارتباط با مدیران، مشتریان و مراجعان
- پیگیری بالا، دقت و توجه به جزئیات
- نظم فردی و سازمانی بسیار خوب
- توانایی مدیریت شرایط پراسترس و درخواستهای متعدد
- سرعت عمل مناسب در انجام امور محوله
- مسئولیتپذیری، تعهد کاری و روحیه همکاری
- رعایت کامل اصول محرمانگی و امانتداری
- فن بیان مناسب و آراستگی در محیط حرفهای
- توانایی برقراری ارتباط مؤثر با سطوح مختلف سازمانی
شرایط احراز
- حداقل مدرک کارشناسی
- داشتن سابقه کار مرتبط در سمت مسئول دفتر، دستیار مدیرعامل، کارشناس دفتر مدیریت یا سمتهای مشابه مزیت محسوب میشود
- تجربه فعالیت در شرکتهای دارای ساختار سازمانی و تعامل با مدیران ارشد، امتیاز محسوب میشود
ویژگیهای شخصیتی مورد انتظار
برای این جایگاه بهدنبال فردی هستیم که منظم، پیگیر، باهوش، قابل اعتماد و دارای قدرت مدیریت امور باشد؛ فردی که صرفاً مسئول هماهنگی جلسات نباشد، بلکه بتواند بهعنوان بازوی اجرایی دفتر مدیرعامل، موضوعات را از زمان ارجاع تا تعیین تکلیف نهایی دنبال کرده و جریان امور دفتر مدیریت را بهصورت منظم و حرفهای مدیریت کند.
اگر فردی دقیق، حرفهای و علاقهمند به فعالیت در محیطی پویا و در حال توسعه هستید، از همکاری با شما استقبال میکنیم.
مهارتهای مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- مکاتبات اداری
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
جنسیت
- زن