آگهی‌های استخدامی

استخدام مسئول دفتر مدیر عامل (خانم)

آوای جهانبین پارسیان | Avaye Jahanbin Parsian
تهران، تهران

شرح موقعیت شغلی

مسئول دفتر مدیر عامل
 خانم موجه و آراسته جهت کار در شرکت فعال در زمینه نفت و گاز و پتروشیمی
حداکثر سن 35 سال
کار به صورت تمام وقت
شرکت واقع در تهران، حوالی پونک
دانش، مهارت‌ها و خصوصيات اخلاقي مورد نياز جهت احراز شغل:

 

1-      آشنايي با رويه‌ها و سيستم‌هاي اداري و دفتري، مديريت اسناد و بايگاني

2-      آشنايي با نرم افزارهاي اداري

3-      آشنايي با اصول نامه نگاري و آيين نگارش

4-      تواناي تند نويسي با كيبورد

5-      توانايي درك و مكالمه زبان انگليسي

6-      قابل اعتماد بودن و مسئوليت پذيري و پيروي از دستورها

7-      دقيق بودن و توجه به جزييات در حين انجام كار

8-      اتكا به خود و انجام وظايف بدون نياز به سرپرستي دائم

9-      درستكاري و صداقت در انجام كارها

10-  حفظ آرامش و كنترل احساسات و خشم، و پرهيز از  رفتارهاي نسنجيده و تهاجمي در هر شرايطي

11-  انتقاد پذيري و تحمل شرايط دشوار

12-  توانايي در شنيدن  و توجه به سخنان ديگران و درك نكات آن‌ها

13-  توانايي در صحبت كردن و  برقراري ارتباط موثر با ساير افراد 


شرح مسئولیتها : 

 

1-      تنظیم برنامه هاي مدير مربوطه شامل تعیین وقت جلسات داخل و خارج شرکت ، ملاقاتها ، بازدیدها ، پیگیری و اطلاع هرگونه تغییر و تاخیر به مدعوین ، اطلاع اوقات برنامه ها به ایشان قبل از شروع .

2-      دریافت مکاتبات ، فاکسها ، نامه ها و پیامهای محرمانه و فوری ، ثبت آنها در دفاتر مخصوص و ارائه به مدير مربوطه

3-      تهیه نامه ها  تحت نظر مدير مربوطه و اخذ تاييد ايشان 

4-      قرائت دستورات حاشیه نامه ها و فاکسها و ارسال آنها برای مدیریتهای ذیربط جهت بررسی و اقدام .

5-      تایپ نامه ها ، فاکسها ، گزارشات فوری ، جداول مورد نیاز ایشان  ، سپس اخذ تائیدیه از ایشان و ارسال آنها توسط پست شرکت یا پیک و آژانس بر حسب فوریت آنها .

6-      برقراری ارتباط تلفنی مدير مربوطه  با طرفهای مذاکره در تهران ، شهرستانها و کشورهای خارجی ، گرفتن شماره تلفن های مورد نیاز از اطلاعات تلفن مخابرات یا سایر منابع بمنظور تسریع در ارتباطات ایشان .

7-      تهیه لیست بر حسب الفبا از شماره تلفن های داخلی ، شرکتها ، موسسات ، وزارتخانه ها ، پیمانکاران و سایر مراجعین به ایشان ، حتی الامکان همراه با آدرسهای آنان جهت تماسهای تلفنی ایشان .

8-      جوابگویی به مراجعین تلفنی و حضوری ، راهنمایی آنان و پرسش مشکلات آنان و دادن وقت ملاقات بر حسب فوریت کار آنان یا اطلاع پیامهای شفاهی به ایشان .

9-      تهیه پرونده و بایگانی مورد نیاز و نگهداری سوابق محرمانه و اطلاعات ضروری در آنها یا نگهداری سوابق در کامپیوتر و محرمانه نگهداشتن کدهای ذیربط و بروز نگهداری پرونده ها و اطلاعات .

10-  پیگیری مسافرت های داخل و خارجی ایشان و همراهان و حصول اطمینان از تهیه بموقع بلیط ، رزرو جا در هتل ، ترتیب وسیله نقلیه مناسب ، آماده نمودن مدارک و اسناد مورد نیاز ، آماده بودن پاسپورت و غیره .

11-  ترتیب پذیرایی از میهمانان و جلسات ایشان و تهیه گل و شیرینی ، میوه و انجام تشریفات معموله و کنترل مراحل و تکمیل بودن موارد فوق از طریق خدمات اداری یا روابط

12-  تهیه و تنظیم آمار ، گزارشات لازم هفتگی و ماهیانه از خلاصه اقدامات انجام شده در دفاتر ایشان همراه با ذکر کمبودها و نواقص احتمالی و اقدامات انجام شده بمنظور رفع آنها .

13-  انعکاس دستورات شفاهی ایشان به امور اداری ، امور مالی ، روابط عمومی و سایر واحدهای فنی و مهندسی و خدماتی و اطلاع جوابیه در صورت لزوم به ایشان .

14-  درخواست ملزومات اداری و نوشت افزاری خود و مدیر مربوطه به انبار .

15-  اجرای سیستم مدیریت یکپارچه شرکت و به روز نگهداری فهرست سوابق کیفی

 



ساعات کاری:
از 08:00 صبح الی 17:00 عصر

مزایا:
بیمه تامین اجتماعی
بیمه تکمیلی
ناهار
اضافه کاری
عیدی
پاداش پایان سال

مهارت‌های مورد نیاز

  • امور اداری
  • Microsoft Office
  • مکاتبات اداری
  • پیگیری امور
  • پاسخگویی به تلفن
  • هماهنگی جلسات
  • امور دفتری

حداقل سابقه کار

  • بیش از شش سال

جنسیت

  • زن

نوع همکاری:

تمام وقت

دسته‌بندی شغلی:

مسئول دفتر، اجرائی و اداری

تاریخ انتشار آگهی:

۱۴۰۲/۰۳/۲۴ (منقضی‌شده)

مشاغل مشابه

مشاهده آگهی‌های استخدام مشابه