استخدام مسئول دفتر مدیرعامل (خانم)

وظایف کلیدی
- پاسخ گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی و ثبت تماس های دریافتی و ارائه گزارش های مربوطه
- هماهنگی و ارتباط با مراجعین، مدیران و کارکنان واحدهای مختلف سازمان
- ابلاغ دستورات، نامه ها و مرسولات به واحدهای ذیربط حسب مورد
- برنامه ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی- خارجی و یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات ها
- هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه ریزی شده
- دریافت و ارسال ایمیل های مرتبط با فعالیت های کاری
- تدوین ارائه گزارشات و اطلاعات آماری دوره ای و یا موردی به مدیرعامل
- دریافت و ارسال نامه های درون سازمانی و نامه های وارده از برون سازمان
- نگهداری و آرشیو مستندات، نامه ها و مکاتبات درون و برون سازمانی (بصورت فیزیکی و الکترونیکی)
- برنامه ریزی، هماهنگی و پیگیری اثربخش جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده
- برنامه ریزی و نظارت بر حُسن اجرای کلیه امور خدماتی دفتر مدیریت

شایستگی های کلیدی
- مسلط به نامه نگاری و مکاتبات اداری
- توانایی تهیه انواع گزارش های موردنیاز مدیریت
- مسلط بر نرم افزار office
- روابط عمومی بالا
- مدیریت استرس
- رفتار سازمانی
- مدیریت زمان و توانایی برنامه ریزی دقیق در امور محوله
- داشتن رویکرد منعطف و تطبیق پذیر با شرایط کاری
- وظیفه شناس و مسئولیت پذیر