استخدام مسئول دفتر (خانم)

شرح موقعیت شغلی

• پاسخگوئی به تلفن ها   و ارائه اطلاعات به تماس گیرنده ها ، ثبت پیام، یا  انتقال تماس  به افراد 
• یگیری لوازم اداری از انبار و دریافت آن ها از انبار 
• ثبت و نگهداری اطلاعات در پایگاه داده
• ثبت  درخواست های  لوازم اداری  و تجهیزات واحد مربوطه در سیستم 
• بکارگیری و مدیریت تجهیزات دفتری ، مانند دستگاه های نمابر ، دستگاه های کپی ، یا سیستم های تلفنی  و در صورت خرابی تجهیزات ارجاع  برای تعمیرات
• تنظیم و مدیریت نامه یا سیستم های بایگانی الکترونیکی ، ضبط اطلاعات ، به روزرسانی مدارک ، یا نگهداری اسناد ، مانند سوابق حضور ، مکاتبات یا سایر مطالب 
• بکارگیری سیستم های نامه الکترونیکی   و هماهنگی جریان اطلاعات  به صورت داخلی یا با سازمان های دیگر 
• برنامه ریزی و هماهنگی  قرارهای ملاقات با مشتری ،  یا مدیر
• نوشتن ، تایپ و توزیع یادداشت های جلسه ، مکاتبات معمول یا گزارش ها ، مانند ارائه ها یا هزینه ها ، گزارش های آماری یا ماهانه.
• تکمیل فرم ها مطابق با رویه های شرکت.
• یافتن و ضمیمه کردن پرونده های مناسب به مکاتبات دریافتی که نیاز به پاسخگوئی دارند.
• هماهنگی با مدعوین جلسات  ، تنظیم و ثبت محل برگزاری  در سیستم 
• بررسی نامه های ورودی یا سایر مطالب ، مطالعه ، مسیریابی، پاسخگویی  و توزیع  آنها
•  بررسی صحیح هجی و دستور زبان نامه های دیگران ، به منظور حصول اطمینان از پیروی از خط مشی های قالب سازمان  و توصیه اصلاحات
• تهیه کپی از مکاتبات یا سایر مطالب چاپ شده
• جابه جایی اسناد و مدارک از دبیرخانه به واحد مربوطه 
• تهیه مفاد کنفرانس یا رویداد ، مانند آگهی ها یا دعوت نامه ها 
• تنظیم صورتجلسات هیئت مدیره و مجمع و اخذ امضاهای مربوطه از سایر اعضاء هیئت مدیره و سهامداران(این مورد صرفا جزو وظایف مسئول دفتر مدیرعامل می باشد.)
• هماهنگی کنفرانس ها ، جلسات یا رویدادهای خاص مانند ناهار یا مراسم جشن

مهارت‌های مورد نیاز

• امور اداری
• پیگیری امور
• مکاتبات اداری
• پاسخگویی به تلفن
• هماهنگی جلسات

حداقل سابقه کار

• کمتر از سه سال

حقوق

• حقوق از ۵,۵۰۰,۰۰۰ تومان

جنسیت

• زن

مشاهده آگهی‌های استخدام مشابه