استخدام مسئول دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
- پاسخگوئی به تلفن ها و ارائه اطلاعات به تماس گیرنده ها ، ثبت پیام، یا انتقال تماس به افراد
- پیگیری لوازم اداری از انبار و دریافت آن ها از انبار
- ثبت و نگهداری اطلاعات در پایگاه داده
- ثبت درخواست های لوازم اداری و تجهیزات واحد مربوطه در سیستم
- بکارگیری و مدیریت تجهیزات دفتری ، مانند دستگاه های نمابر ، دستگاه های کپی ، یا سیستم های تلفنی و در صورت خرابی تجهیزات ارجاع برای تعمیرات
- تنظیم و مدیریت نامه یا سیستم های بایگانی الکترونیکی ، ضبط اطلاعات ، به روزرسانی مدارک ، یا نگهداری اسناد ، مانند سوابق حضور ، مکاتبات یا سایر مطالب
- بکارگیری سیستم های نامه الکترونیکی و هماهنگی جریان اطلاعات به صورت داخلی یا با سازمان های دیگر
- برنامه ریزی و هماهنگی قرارهای ملاقات با مشتری ، یا مدیر
- نوشتن ، تایپ و توزیع یادداشت های جلسه ، مکاتبات معمول یا گزارش ها ، مانند ارائه ها یا هزینه ها ، گزارش های آماری یا ماهانه.
- تکمیل فرم ها مطابق با رویه های شرکت.
- یافتن و ضمیمه کردن پرونده های مناسب به مکاتبات دریافتی که نیاز به پاسخگوئی دارند.
- هماهنگی با مدعوین جلسات ، تنظیم و ثبت محل برگزاری در سیستم
- بررسی نامه های ورودی یا سایر مطالب ، مطالعه ، مسیریابی، پاسخگویی و توزیع آنها
- بررسی صحیح هجی و دستور زبان نامه های دیگران ، به منظور حصول اطمینان از پیروی از خط مشی های قالب سازمان و توصیه اصلاحات
- تهیه کپی از مکاتبات یا سایر مطالب چاپ شده
- جابه جایی اسناد و مدارک از دبیرخانه به واحد مربوطه
- تهیه مفاد کنفرانس یا رویداد ، مانند آگهی ها یا دعوت نامه ها
- تنظیم صورتجلسات هیئت مدیره و مجمع و اخذ امضاهای مربوطه از سایر اعضاء هیئت مدیره و سهامداران(این مورد صرفا جزو وظایف مسئول دفتر مدیرعامل می باشد.)
- هماهنگی کنفرانس ها ، جلسات یا رویدادهای خاص مانند ناهار یا مراسم جشن
مهارتهای مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- پاسخگویی به تلفن
- مکاتبات اداری
- هماهنگی جلسات
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
حقوق
- حقوق از ۵,۵۰۰,۰۰۰ تومان
جنسیت
- زن