استخدام مسئول دفتر (خانم)

شرح موقعیت شغلی

• اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
• پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
• تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها.
• ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان  بر اساس سلسه مراتب سازمانی مطابق چارت سازمانی .
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
• تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق .
• اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
• دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان .
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره .
• نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری
• دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه .
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیرمافوق ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … ).
• هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص‌شده
• ثبت گزارش‌های تنخواه و اعلام به مدیر مافوق.
• جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش موردنیاز مدیر مافوق.
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
• انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق

مهارت‌های مورد نیاز

• امور اداری
• Microsoft Office
• پیگیری امور
• مکاتبات اداری
• پاسخگویی به تلفن
• هماهنگی جلسات

حداقل سابقه کار

• کمتر از سه سال

حقوق

• حقوق حقوق پایه (وزارت کار)

جنسیت

• زن

مشاهده آگهی‌های استخدام مشابه