استخدام مسئول دفتر مدیرعامل
شرح موقعیت شغلی
وظایف کلیدی :
ü پاسخ گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی و ثبت تماس های دریافتی و ارائه گزارش های مربوطه
ü هماهنگی و ارتباط با مراجعین، مدیران و کارکنان واحدهای مختلف سازمان
ü ابلاغ دستورات، نامه ها و مرسولات به واحدهای ذیربط حسب مورد
ü برنامه ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی- خارجی و یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات ها
ü هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه ریزی شده
ü دریافت و ارسال ایمیل های مرتبط با فعالیت های کاری
ü تدوین ارائه گزارشات و اطلاعات آماری دوره ای و یا موردی به مدیرعامل
ü دریافت و ارسال نامه های درون سازمانی و نامه های وارده از برون سازمان
ü نگهداری و آرشیو مستندات، نامه ها و مکاتبات درون و برون سازمانی (بصورت فیزیکی و الکترونیکی
ü برنامه ریزی، هماهنگی و پیگیری اثربخش جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده
ü برنامه ریزی و نظارت بر حُسن اجرای کلیه امور خدماتی دفتر مدیریت
شایستگی های کلیدی :
شایستگی های کلیدی :
ü مسلط به نامه نگاری و مکاتبات اداری
ü توانایی تهیه انواع گزارش های موردنیاز مدیریت
ü مسلط بر نرم افزار office
ü رفتار سازمانی
ü مدیریت زمان و توانایی برنامه ریزی دقیق در امور محوله
ü داشتن رویکرد منعطف و تطبیق پذیر با شرایط کاری(انطباق پذیری(
ü وظیفه شناس و مسئولیت پذیر
ü درک و پذیرش منطقی شرایط و پشتکار فراوان برای انجام فعالیت ها
ü بردباری و صبر در حل مشکلات
ü حفظ آرامش در برابر شرایط سخت، فشار کاری و بحران
ü دقت و جزئی نگری
ü پویایی و داشتن سطح انرژی بالا
ü منظم بودن در مسائل اداری طبق قوانین شرکت
ü خوش‌برخورد و مؤدب بودن؛ داشتن روابط عمومی بالا
ü دارای روحیه پیگیری امور تا حصول نتیجه
ü صداقت و درستکاری
ü خود مدیریتی
ü خود کنترلی (توانایی کنترل احساسات خود و جلوگیری از انجام واکنش‌های منفی(
ü اشتیاق بالا برای یادگیری
ü امین و قابل اعتماد بودن
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- Microsoft Office
- پیگیری امور
- هماهنگی جلسات
- پاسخگویی به تلفن
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- معافیت دائم پایان خدمت