استخدام مسئول دفتر (خانم)

شرایط احراز :

- بایگانی مدارک ،مستندات وپیام های الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه

- انجام هماهنگی های لازم برای تشکیل جلسات و کارگروه هایی که مدیر در آن عضویت و مشارکت دارد.

- جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام های تلفنی و نمابر و فکس ،پست و... به مدیر

- دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت

- تایپ، تهیه و تنظیم دستورجلسه ها، صورتجلسه ها، مکاتبات اداری مورد نیاز و دعوتنامه های مرتبط با جلسات مدیران

-جوابگویی به ارباب رجوع وتنظیم اوقات مدیر برای ملاقات ها با آنها

- رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار

-دریافت، تفکیک و دسته بندی بندی نامه ها و گزارش ها و پرونده ها و طبقه بندی مکاتبات مدیر به لحاظ ورود و یا صدور و نیز موضوعات مورد نظر ایشان

- برخورد مناسب با مراجعین وخوش رو و خوش برخورد عمل کردن در هنگام صحبت با مراجعین و پاسخگویی کامل به آنها

- پیگیری دستورهای صادره از مدیر در واحد های سازمانی و سازمان ها و ادارات دیگرتا حصول نتیجه

- نظارت بر خدمات پذیرایی و سایر خدمات مورد نیاز دفتر مدیر

- اعتماد به نفس و قدرت سازگاری با موقعیت های متفاوت

- راز داری و متعهد بودن

- وقت شناسی و انضباط کاری

- پاسخگویی به مراجعین و آشنایی با مکالمه صحیح تلفنی

- آشنایی به چگونگی ابلاغ دستورات و سفارشات مدیر به مجموعه

- توانایی مدیریت موثر زمان

- آشنایی با اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی

- آشنایی با ضوابط و مقررات اداری و اطلاعات پرسنلی

- مهارت در تایپ

- توانایی برنامه ریزی و هماهنگی فعالیت ها در حیطه کاری