استخدام منشی و مسئول دفتر(خانم)
شرح موقعیت شغلی
1- درک صحیح و دقیق خط‌مشی کارفرما و تلاش در جهت همسو کردن فعالیت‌های ایشان در رابطه با آن سیاست‌ها؛
2- ممارست در جهت تحقق اهداف سازمانی کارفرما؛
3- پاسخگویی به متقاضیان و کاربران و مراجعین خدمات کارفرما و تماس‌های تلفنی، پیامک، شبکه های اجتماعی، سایت و ایمیل‌های آن‌ها و متعاقباً ثبت درخواست‌ها و تماس‌ها و اطلاع‌رسانی و ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس و ایمیل به کارفرما بنا به دستور ایشان؛
4- پیگیری و دریافت پرداخت های خدمات ارائه شده در کلینیک، به روز بودن کلیه اطلاعات پرداختی و جداول مرتبط، ارائه گزارش مالی روزانه، هفتگی و ماهیانه به کارفرما؛
5- انجام فرایند برنامه‌ریزی قرارهای ملاقات و جلسات مرتبط با کارفرما و یادآوری زمان تشکیل جلسات و صورت جلسه کردن مشروح آن‌ها حسب نظر ایشان؛
6- آماده‌سازی دستور جلسات و قراردادها مطابق با ساختار مورد نظر کارفرما پس از هماهنگی با ایشان و ارسال آن به مدعوین جلسه (در صورت وجود)؛
7- آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان قطعی از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری هریک از جلسات برنامه ریزی شده؛
8- تدوین گزارش‌های موردیِ مورد انتظار کارفرما و ارائه به ایشان در زمان مورد انتظار و متعارف؛
9- نگارش، تدوین پیش‌نویس نامه‌های کارفرما و ارائه به ایشان جهت تایید و النهایه، اِعمال نظرات تکمیلی و ارسال نامه‌های تائید شده به مخاطب حسب مورد از طریق ایمیل، پست، پیک، فاکس و غیره؛
10- پیگیری منظم کلیه‌ی صندوق‌های ارتباطی کارفرما اعم از داده پیام و فیزیکی و اطلاع مراتب به ایشان؛
11- دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و شماره‌گذاری آن‌ها و حسب مورد بایگانی یا ارسال به بخش دیگر سازمان؛
12- در راستای بندهای فوق، بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه و سایر اسناد دریافتی دیجیتال و فیزیکی؛
13- کنترل موجودی اقلام مصرفی کلینیک به صورت مستمر و هماهنگی جهت خرید کالای اداری مورد نیاز؛
14- تکمیل فرم گزارش ورود و خروج (تایم شیت) حسب دستور کارفرما؛
15- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارفرما و کارکنان ایشان بنا به مورد و حسب دستور کارفرما؛
16- هماهنگی با تأمین‌کننده‌ی خدمات نظیر آژانس هواپیمایی، پیک و غیره جهت خرید خدمات یا محصولات؛
17- تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه کلینیک و اعلام گزارش کامل آن به کارفرما و پرداخت قبوض مرتبط با کارفرما و سازمان ایشان بر اساس تنخواه مذکور و در تمام این موارد، دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده؛
18- اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل آن به گیرنده؛
19- تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز اعم از کپی یا پرینت با دستگاه؛
20- نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه؛
21- محافظت و حفظ سلامت اموال مورد استفاده نظیر رایانه، میز و غیره؛
22- و انجام سایر دستورات صادر شده از سوی کارفرما.
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- پاسخگویی به تلفن
- Microsoft Office
- مکاتبات اداری
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن