استخدام مسئول دفتر (آقا)

شرح موقعیت شغلی

• ارتباط مستمر و هماهنگی حداکثری با پروژه های شرکت در زمینه استخراج و بهره برداری معادن
• پیگیری گزارشات تخصصی واصله به شرکت در حوزه معدن
• پیگیری وضعیت و دریافت گزارشات از روند اجرای مصوبات، صورتجلسات، ابلاغیه ها و امور محوله به واحدها و گزارشات مدنظر مدیریت
• تنظیم کلندر، راهنمایی و پاسخگویی به تماس ها و درخواست ها
• انجام امور اداری مانند پیگیری و تایپ مکاتبات و صورتجلسات، نامه نگاری و مکاتبات اداری
• پیگیری ارجاعات واحد مدیریت
• نظارت بر امور داخلی واحد، نظم و امور مربوط به اتاق جلسات و دفتر مدیریت، برنامه ریزی جهت اجرای تشریفات پذیرایی از جلسات دفتر مدیریت و نظم برگزاری آن‌ها
• انجام امور بایگانی، تهیه و تکمیل فرم‌های صورتجلسات و آرشیو و نگهداری از آن‌ها و نیز پیگیری امورات محوله به افراد بر اساس صورتجلسات هماهنگی، برنامه ریزی و اطلاع رسانی برنامه‌ها و جلسات کاری، تنظیم برنامه سفرها، زمان بازدیدها، تماس ها، پیام و ایمیل‌های کاری مدیریت
• هماهنگی جلسات مورد نیاز واحد و تیم پروژه هماهنگی رویدادهای داخلی و خارجی سازمان اطلاع از دستورالعمل ها و مقررات اداری و ابلاغ و اعلام بخشنامه ها، آیین نامه ها، قوانین داخلی جدید و تصمیمات لازم الاجرای مدیر به کلیه بخش‌های اداری و سازمانی
• توجه به محرمانه بودن امور و حفظ اطلاعات شرکتی
• ارتباط مستقیم با تمامی همکاران و مدیر واحد و پاسخگویی در ساعات اداری و در صورت نیاز ساعات غیراداری
• پیگیری و پاسخگویی به تماس‌های سایر واحدهای سازمان‌

• آشنایی با Outlook و سیستم های اتوماسیون و دبیرخانه
• تسلط بر مجموعه Office (Excel, Word, PowerPoint)
• آشنایی با سیستم ها و اپلیکیشن‌های تنظیم جلسات تسلط بر قواعد، امور و مکاتبات اداری
• دارای مهارت برقراری ارتباط موثر
• توانایی تدوین گزارشات مدیریتی
• مهارت در بایگانی و نگهداری مستندات
• مسلط به امور تنخواه‌داری
• مهارت در مدیریت زمان و برنامه ریزی چندین کار به طور همزمان
• مسئولیت پذیر، خلاق، صادق و قابل اعتماد
• بسیار منظم و وقت شناس روحیه کار تیمی
• مهارت برنامه ریزی
• دارای توانایی اولویت بندی امور
• باهوش، خلاق، ایده پرداز و دارای سرعت انتقال ذهنی بالا
• سرعت عمل مناسب و بالا
• درصورت نیاز امکان انجام اضافه کاری و ماموریت
• حضور به موقع و منظم، حفظ نظم و انضباط عمومی در محیط کار
• انعطاف پذیری و سازگاری برای انجام طیف وسیعی از وظایف
• آشنایی متوسط با زبان انگلیسی

• دقت و جزئی نگری 
• مدیریت بحران 
• روابط عمومی مناسب و بالا
• مدیریت زمان
• نظم و انضباط
• پیگیری نتیجه گرایی
• مسئولیت پذیری
• انعطاف پذیری
• رفتار سازمانی حرفه ای
• متعهد و دلسوز 

مهارت‌های مورد نیاز

• امور اداری
• پیگیری امور
• Microsoft Office
• مکاتبات اداری

حداقل سابقه کار

• سه تا شش سال

جنسیت

• مرد

وضعیت نظام وظیفه

• معافیت دائم پایان خدمت

مشاهده آگهی‌های استخدام مشابه