استخدام مسئول دفتر (خانم)

شرایط: 
 
•  رشته های مرتبط ( مهندسی، مدیریت، منابع انسانی و ...)
• داشتن روحیه تیمی، صبور، خلاق، مدیریت زمان، سخت کوشی و ایده پردازی جهت انجام کارها در بهینه ترین حالت با بهترین نتیجه
• مسلط به زبان انگلیسی
• مسلط به برنامه های Office
• ترجیحا سن ۱۸-۳۰ سال 
• ترجیحا مسلط به برنامه فتوشاپ

شرح وظایف: 
• درک خط‌ مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد/شرکت در رابطه با آن‌ها
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات، برنامه های مدیریت و سفرهای کاری مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
• پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
• تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها جهت برخی هماهنگی های لازم 
• دریافت و ارسال ایمیل‌ها و نامه ها
• تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق .
• اخذ تاییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
• کنترل شرایط تجهیزات و وسایل ( تلفن، فکس، دستگاه کپی و ...)، هماهنگی های لازم جهت تعمیر، سرویس و نگهداری هر چه بهتر تجهیزات 
• شماره‌گذاری و بایگانی نامه‌های وارده و صادره .
• دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه .
• پاسخ‌گویی به ارباب رجوع به‌صورت حضوری .
• ثبت مراجعات حضوری ارباب رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق .
• هماهنگی جهت دریافت و ارسال مرسولات به افراد مشخص‌شده
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
• انجام وظایف محوله با داشتن روحیه تیمی، خلاقیت، مدیریت زمان و سخت کوشی 
• انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق